1.7 Kontakty
Předchozí | Kapitola 1 Kerio WebMail | Další

## 1.7 Kontakty

Asi každý z nás používá nebo alespoň zná adresáře nebo diáře, kam si zapisujeme jména, telefony a případně také adresy nových známých, přátel nebo obchodních partnerů. Kromě adresářů můžeme také používat různé vizitkáře, protože kontaktní údaje nám nově poznaní lidé dávají na vizitkách. Situace, kdy část adres a telefonů můžeme mít v adresáři a jinou část ve vizitkáři je vždy problematická, protože kdykoliv hledáme potřebnou adresu nebo telefon strávíme tím spoustu drahocenného času.

Z toho důvodu byly vyvinuty složky typu kontakty. Tyto složky vlastně představují elektronickou obdobu adresářů nebo vizitkářů, protože umožňují ukládat a udržovat informace o libovolných organizacích a osobách. Kromě výhody, že budeme mít všechny naše kontakty pohromadě se přidává spousta dalších, jako je například snadné vyhledávání nebo automatické doplňování elektronických adres při psaní e-mailových zpráv.

Kromě zakládání a správy kontaktů je možné ve složkách typu kontakty vytvářet a spravovat distribuční seznamy. Distribuční seznamy jsou skupiny více kontaktů, které mají společný název. Tento název můžeme použít při vytváření nové zprávy místo vypisování všech jednotlivých e-mailových adres.

### 1.7.1 Zobrazení kontaktů

Kontakty v Kerio WebMailu je možno zobrazit dvěma způsoby. Kontakty jsou uspořádány do přehledné struktury buď seznamu nebo štítků. Přenastavit zobrazení umožňuje menu umístěné vpravo na panelu nástrojů (vizte obrázek 1.40 Kontakty).

Při řazení kontaktů se vždy použije abeceda jazyka, který je nastaven jako preferovaný v Nastavení Kerio WebMailu — více vizte kapitolu 1.12.1 Uživatelské nastavení. To znamená, že pokud máme jako preferovaný jazyk nastavenu třeba angličtinu a kontakty budou v norštině, mohou se špatně abecedně řadit ty kontakty, které obsahují národní znaky.

Ve složkách typu kontakty se na jedné stránce standardně zobrazuje 20 kontaktů. Počet zobrazených kontaktů na stránce lze změnit, avšak toto nastavení je globální a platí tedy i pro poštovní složky a úkoly. Počet zobrazovaných položek v seznamech lze změnit v Nastavení Kerio WebMailu (vizte kapitolu 1.12.1 Uživatelské nastavení).

#### Štítky

Zobrazení štítků mimo jiné umožňuje vyhledávání pomocí abecedně řazené sady písmen, která je umístěna těsně pod panelem nástrojů. Kliknutím na vybrané písmeno se označí první kontakt, který na tento znak začíná.

### TIP

Stiskneme-li tlačítko Shift+písmeno při vyhledávání v písmenné řadě, budou označeny všechny kontakty začínající na dané písmeno.

Obrázek 1.40. Kontakty

Mezi stránkami s kontakty se můžeme pohybovat pomocí fialových šipek umístěných v pravém horním rohu okna.

#### Seznam

V zobrazení typu seznam každý řádek obsahuje jeden kontakt a všechny k němu dostupné informace. Sloupce zobrazují informace ke konkrétním kontaktům. Výhod používání zobrazení ve formě seznamu je hned několik. Jednou z nich je bezesporu možnost řazení jednotlivých sloupců podle informace, která je ve sloupci obsažena. Kliknutím na záhlaví vybraného sloupce se kontakty seřadí vzestupně nebo sestupně (směr označuje šipka u názvu sloupce) podle abecedy, číslic nebo času (záleží na obsahu sloupce).

Další výhodou je, že si každý uživatel může vybrat, jaké informace o kontaktu budou v tabulce zobrazeny. Pro lepší orientaci je možné zredukovat počet sloupců nebo některé naopak přidat. Okno pro výběr zobrazovaných sloupců otevřeme kliknutím pravým tlačítkem na záhlaví tabulky. Kontextové menu obsahuje možnost Změň sloupce.

Seznam s kontakty dále umožňuje ruční přizpůsobení šířky sloupců. Pro rozšíření nebo zúžení sloupce stačí v záhlaví tabulky na rozhraní dvou sloupců stisknout levé tlačítko myši a táhnout kurzorem podle potřeby buď vpravo nebo vlevo. Po aktualizaci okna se šířka sloupců vrátí do původního stavu.

### 1.7.2 Nový kontakt

Nový kontakt lze vytvořit takto:

1. Přepněte se do složky typu kontakty.

2. Klikněte na tlačítko Nový kontakt umístěné na panelu nástrojů.

3. Otevře se editační okno, se třemi záložkami, kam je možno zadat všechny známé skutečnosti o daném kontaktu.

   Obrázek 1.41. Kontakty — záložka Obecné

   První záložka (vizte obrázek 1.41 Kontakty — záložka Obecné) obsahuje textová pole pro zadání obecných informací. Je možné zde vyplnit jméno, příjmení, telefonní čísla, elektronickou adresu nebo například webovou stránku dané osoby.

   Záložka Adresa uchovává informace o adresách uživatele. V záložce můžeme vyplnit až tři různé adresy — Do zaměstnání, Domů a Jinam. Výběr typu adresy je možný v menu Adresa. Jednu z adres lze určit jako primární zaškrtnutím volby Toto je poštovní adresa.

   Záložka Podrobnosti obsahuje položky jako narozeniny, výročí nebo titul kontaktu.

### 1.7.3 Soukromé kontakty

Kontakty s příznakem soukromé lze využít zejména při sdílení složek s kontakty jiným uživatelům. Rozhodne-li se například kolega nasdílet nám složku svých soukromých kontaktů, může si libovolné kontakty označit jako soukromé. Takto označené kontakty se nebudou zobrazovat nikomu jinému, než jemu a my k nim nebudeme mít přístup, dokonce ve sdílené složce nebudou vůbec zobrazeny.

Označit kontakt jako soukromý je snadné:

1. Dvojím kliknutím otevřeme detaily vybraného kontaktu.

2. V první záložce nazvané Obecné zaškrtneme volbu Soukromé umístěnou v pravém dolním rohu okna (vizte obrázek 1.41 Kontakty — záložka Obecné).

3. Změnu uložíme tlačítkem Uložit a zavřít.

### Upozornění

Soukromé kontakty se chovají jako soukromé pouze v případě, že tuto vlastnost podporuje klient, ve kterém je složka se soukromými kontakty prohlížena. V ostatních klientských aplikacích (například v MS Outlooku) bude možno kontakty plně prohlížet i editovat, pokud má uživatel ke složce nastavena příslušná přístupová práva. Což znamená, že data soukromých kontaktů nejsou nijak významně chráněna.

### 1.7.4 Vyhledávání v kontaktech

Ve složkách s kontakty lze vyhledávat několika způsoby. Především je důležité, v jakém zobrazení kontakty prohlížíme. V zobrazení štítků je možné primárně vyhledávat pomocí abecedně řazených písmen na panelu nástrojů. Kliknutím na písmeno se stránka s kontakty přesune na první kontakt začínající vybraným písmenem názvu kontaktu.

Zobrazení seznamu kontaktů poskytuje pouze standardní vzestupné a sestupné řazení sloupců. Proto pro hledání konkrétního kontaktu, zejména je-li jich ve složce umístěno velké množství, není příliš vhodné.

Na úplně jiném principu je založeno hledání kontaktů pomocí okna pro vyhledávání. Okno otevřeme buď pomocí ikonky Vyhledávat kontakty ve složkách (ikonka s motivem lupy umístěná na panelu nástrojů) nebo zadáním řetězce (slovo, část slova nebo znak, podle kterého bude zpráva vyhledávána) do pole Hledat na panelu nástrojů.

Obrázek 1.42. Hledat kontakt

První možnost (tlačítko s lupou) poskytuje možnost okamžitého otevření okna pro vyhledávání. Bezprostředně po otevření okno obsahuje seznam všech kontaktů, které jsou ve složce uloženy. Pro nalezení konkrétního kontaktu je třeba doplnit/vybrat následující údaje:

Složka

  V této položce lze nastavit, které složky s kontakty mají být prohledány. Výchozí vyhledávání je nastaveno na kontakty ze složky, odkud bylo okno otevřeno.

Hledat

  Do tohoto pole je možno zadat řetězec pro vyhledávání (obvykle stačí několik prvních písmen jména, příjmení nebo uživatelského jména kontaktu). Na velikosti písmen při vyhledávání nezáleží.

  Tlačítko Hledat slouží ke spuštění vyhledávání.

V případě pole pro vyhledávání se řetězec zadává přímo do příslušného pole na panelu nástrojů. Po stisknutí tlačítka Hledání se v seznamu vylistují pouze položky vyhovující zadanému řetězci. Není-li hledaný kontakt v tabulce obsažen, potom je samozřejmě možné upravit řetězec pro vyhledávání nebo změnit složku, kde jsou kontakty vyhledávány (vyhledávání probíhá pouze v právě otevřené složce) a zkusit hledání znovu.

### 1.7.5 Přeposílání kontaktů

Kerio WebMail umožňuje přeposílání kontaktů v takovém formátu, aby bylo možné je po doručení rovnou uložit do složky s kontakty. Tato vlastnost nás zbavuje nutnosti přepisování údajů kontaktu do e-mailové zprávy a následné přepisování těch samých údajů do složky s kontakty, když se e-mail dostane k adresátovi.

Kerio WebMail tuto vlastnost podporuje i opačně. Pokud je přijata zpráva s kontaktem jak přílohou, stačí na tuto přílohu kliknout a kontakt se otevře ve standardním editačním okně. Toto okno stačí potvrdit tlačítkem Uložit a zavřít a kontakt se uloží do výchozí osobní složky Kontakty.

Poznámka: Přejete-li si kontakt uložit nebo otevřít jako standardní přílohu, klikněte na přílohu pravým tlačítkem myši. Objeví se kontextové menu s možnostmi Otevřít a Uložit.

#### Jak přeposlat kontakt

Kontakt lze přeposlat takto:

1. Kontakt označíme kurzorem a stiskneme ikonu Přeposlat umístěnou na panelu nástrojů.

2. Otevře se editor zprávy, který nyní obsahuje vybraný kontakt jako přílohu.[2]

3. Kontakt odešlete stejně jako běžnou e-mailovou zprávu.

### 1.7.6 Veřejné kontakty

Kromě svých kontaktů, které si vytváříte a ukládáte do své osobní složky, existuje také seznam kontaktů ve výchozí veřejné složce Kontakty. Co jsou veřejné složky, a k čemu slouží, najdete v kapitole 1.11.5 Sdílené a veřejné složky. Většina z vás má veřejné složky k dispozici pouze pro čtení a nemůže jejich obsah nijak měnit. Pokud však jste správce kontaktů, přečtěte si pozorně následující řádky.

Veřejné kontakty se od soukromých liší ve způsobu uložení na serveru. Zatímco složky s osobními kontakty nejsou nijak synchronizovány a spravujete si je sami, složka s veřejnými kontakty je synchronizována s daty uživatelských účtů, které jsou založeny na serveru nebo v adresářové službě. Z toho důvodu doporučujeme neměnit celé jméno, e-mailovou adresu kontaktů a kategorii Global Address List ve veřejné složce v rozhraní Kerio WebMail. Případné změny totiž budou při synchronizaci vymazány. Pokud chcete kontakt upravit, domluvte se se svým správcem sítě. Je potřeba jej upravit v uživatelském účtu (ať již Kerio MailServeru nebo adresářové služby).

### 1.7.7 Distribuční seznamy

Distribuční seznamy jsou skupiny e-mailových adres, které lze používat k hromadnému odesílání zpráv. Jinými slovy řečeno do speciálního dialogu v Kerio WebMailu lze doplnit libovolné platné e-mailové adresy a uložit je pod společným názvem. Pokaždé, když je třeba odeslat takové skupině e-mail, stačí do pole Komu doplnit název distribučního seznamu místo vyplňování všech jednotlivých adres.

Distribuční seznamy jsou výhodné tehdy, když častěji posíláme zprávu více stejným příjemcům najednou. Může to být například skupina, se kterou se pravidelně domlouváme na tom, že si půjdeme zahrát nějaký sport nebo třeba skupinka podřízených v zaměstnání (pokud pro tyto účely nevyužíváme firemní konference nebo skupinové adresy).

Distribuční seznamy se po vytvoření objeví ve složce s kontakty. Pokud používáme více složek typu kontakty, uloží se do té složky, ve které jsme distribuční seznam vytvořili. Pokud je seznam vytvářen například ze složky typu úkoly, distribuční seznam se zařadí mezi kontakty výchozí osobní složky Kontakty. Název distribučního seznamu je v seznamu kontaktů kvůli odlišení a lepší orientaci zvýrazněn tučným písmem.

#### Nový distribuční seznam

Nový distribuční seznam vytvoříme následovně:

1. Klikneme na panelu nástrojů na menu tlačítka, které umožňuje otevřít libovolnou novou položku (vizte obrázek 1.43 Menu na panelu nástrojů).

2. Objeví se seznam položek, kde vybereme Nový distribuční seznam.

   Obrázek 1.43. Menu na panelu nástrojů

3. Otevře se okno pro založení distribučního seznamu.

4. Nyní je třeba distribuční seznam pojmenovat. Název distribučního seznamu doplníme do položky Jméno.

5. Nyní lze do seznamu doplnit e-mailové adresy. K tomuto účelu slouží dvě tlačítka Vybrat a Přidat:

   - Tlačítko Vybrat otevře dialog, který nám umožní vyhledat adresu z některé ze složek s kontakty.

     Obrázek 1.44. Vybrat

     Dialog obsahuje následující položky:

     Složka

       Menu obsahuje výběr všech složek typu kontakty, které obsahuje poštovní schránka (to se týká i veřejných a přihlášených kontaktů).

     Hledat

       Do pole lze zapsat řetězec, podle kterého budou vyhledány všechny takové kontakty, které zadanému řetězci vyhovují. Jako řetězec lze zadat alespoň několik prvních písmen jména, příjmení nebo uživatelského jména (emailová část adresy umístěná před zavináčem). Na velikosti písmen při vyhledávání nezáleží.

     Ze seznamu s kontakty lze vybrat buď jeden nebo více kontaktů (pomocí označení kurzorem myši přes klávesu `Shift` nebo `Ctrl`) a přidat vybrané kontakty do distribučního seznamu pomocí tlačítka Přidat do seznamu, které je umístěno v pravém dolním rohu dialogu. Pro zkopírování kontaktu do distribučního seznamu lze použít také dvojklik na vybraném kontaktu.

   - Tlačítko Přidat otevře dialog, kde můžeme přidat novou e-mailovou adresu do seznamu. Adresu v tomto případě musíme ručně vyplnit:

     Obrázek 1.45. Přidat

     Jméno

       Do položky je možno doplnit jméno a příjmení člena distribučního seznamu.

     E-mail

       Do položky je třeba zadat e-mailovou adresu člena distribučního seznamu.

     Uložit do kontaktů

       Po zaškrtnutí volby se údaje o členovi distribučního seznamu uloží také do složky Kontakty.

   - Tlačítko Odebrat slouží k odstranění adresy ze seznamu.

6. Celý distribuční seznam uložíme tlačítkem Uložit a zavřít.

K distribučnímu seznamu je možné také přidat libovolnou poznámku. Může to být například charakteristika skupiny nebo cokoliv jiného. Poznámku lze zapsat do záložky Poznámky v dialogu distribučního seznamu.

Kromě výše popsaného způsobu, jak založit distribuční seznam existuje další možnost. V seznamu s kontakty stačí označit jeden nebo více kontaktů (přes klávesu `Ctrl`) a pravým tlačítkem myši otevřít kontextovou nabídku, kde vybereme možnost Vytvořit distribuční seznam (vizte obrázek 1.46 Zakládání distribučního seznamu na základě vybraných kontaktů).

Obrázek 1.46. Zakládání distribučního seznamu na základě vybraných kontaktů

Otevře se distribuční seznam, kde již budou doplněny kontakty, které jsme označili. V ideálním případě tedy stačí pouze doplnit název nového seznamu a uložit ho. Pokud jsme neoznačili všechny potřebné kontakty, lze je samozřejmě dodatečně doplnit.

#### Změna distribučního seznamu a jeho aktualizace

Každý distribuční seznam je možné změnit nebo jej úplně odstranit ze složky. Odstranění distribučního seznamu je velmi jednoduché. Stačí ho odstranit stejně jako kterýkoliv kontakt. To znamená, že označíme distribuční seznam kurzorem, a buď k odstranění použijeme klávesu Delete, nebo kontextové menu (kliknout pravým tlačítkem myši).

Změnu v distribučním seznamu lze provést stejně jednoduše. Dvojím kliknutím otevřeme daný distribuční seznam. V seznamu je možné změnit jméno, změnit kontakt, vymazat kontakt, nebo přidat nový. Dále je možné distribuční seznam aktualizovat. Aktualizace je nutná tehdy, pokud se od založení nebo poslední aktualizace některý z kontaktů změnil. Obvykle totiž kontakty pozměníme pouze ve složce s kontakty, ale do distribučních seznamů se tyto změny nepromítnou. Z toho důvodu doporučujeme distribuční seznam aktualizovat. K tomuto účelu slouží tlačítko Aktualizovat umístěné vpravo nahoře v okně distribučního seznamu.

Všechny změny distribučního seznamu je třeba uložit tlačítkem Uložit a Zavřít.

[2] Kontakt je uložen ve formátu vCard (přípona `.vcf`).

Předchozí | Nahoru | Další
1.6 Pošta | Obsah | 1.8 Kalendář