1.8 Kalendář
Předchozí | Kapitola 1 Kerio WebMail | Další

## 1.8 Kalendář

Tato kapitola se bude zabývat složkami, které nahrazují papírové kalendáře jejich elektronickou obdobou. Ptáte se k čemu mohou elektronické kalendáře sloužit? Existuje hned několik dobrých důvodů:

- vizuální připomínání událostí,

- možnost různých zobrazení kalendáře (denní, týdenní atd.),

- plánování schůzek,

- rezervace zdrojů,

- přístup ke kalendáři odkudkoliv, kde máte možnost připojit se k Internetu.

Než se dostaneme k vlastnostem kalendářových složek, je třeba se zmínit o základním názvosloví. Nejdůležitější jsou dva pojmy. Prvním z nich je událost a druhým schůzka. Událost je jakákoliv časově ohraničená položka kalendáře a schůzka je typ události, na kterou jsou pozvány další osoby (účastníci schůzky).

Obrázek 1.47. Kalendář

### 1.8.1 Zobrazení kalendáře

Kalendář nabízí několik typů zobrazení událostí. Záleží pouze na nás, které zobrazení budeme chtít používat, které je pro nás v danou chvíli nejvýhodnější. V této sekci si jednotlivé typy zobrazení popíšeme blíže.

Zobrazení kalendáře lze přepnout kliknutím na příslušné tlačítko na panelu nástrojů:

#### Denní zobrazení

Zobrazení jednoho dne je nejpodrobnější ze všech typů zobrazení. Rozvrh je rozčleněn na půlhodinové intervaly, které jsou po levé straně označeny hodinami. Aktuální půlhodina je pro snazší orientaci v kalendáři vždy označena žlutou barvou (první půlhodina 12. hodiny na obrázku 1.48 Denní zobrazení).

Záhlaví jednodenního zobrazení umožňuje snadnou orientaci v kalendáři. V levé části zobrazuje datum a den zobrazeného kalendáře a v pravé části je umístěna ikonka skrývající navigační kalendář a posuvníky, které umožňují pohyb po kalendáři.

Jednotlivé události v kalendáři jsou řazeny pod sebe do svislé časové osy. Každá událost je vyznačena vodorovným barevným pruhem a obsahuje základní informace (předmět události, místo jejího konání, zda je událost soukromá, či zda má nastavenou připomínku). Celodenní nebo vícedenní události jsou zobrazeny v horní části kalendáře před časovým rozvrhem, aby nezasahovaly do denního rozvrhu.

Obrázek 1.48. Denní zobrazení

Události v tomto typu zobrazení je možné pomocí kurzoru myši přesouvat na jinou libovolnou hodinu nebo událost roztáhnout do většího počtu hodin a naopak. Přesunout událost je možné po najetí kurzorem na levý proužek, který je zvýrazněn odlišnou barvou. Po změně kurzoru na čtyři od sebe mířící šipky stačí stisknout levé tlačítko myši a přetáhnout událost na jiné místo. Roztažení/zúžení události na větší/menší časový úsek je ještě jednodušší, stačí najet kurzorem na horní nebo dolní okraj události, a po změně kurzoru na dvě od sebe mířící šipky chytíme levým tlačítkem myši kurzor a událost upravíme.

Nyní si ještě jednou všimněte barevného svislého proužku po levé straně události. Tento proužek označuje dobu, po kterou má událost trvat. Je-li událost kratší než půl hodiny, je proužek poměrově zkrácen, aby uživatel v rozvrhu viděl, jaký časový úsek událost zaplňuje.

Barevný proužek také zobrazuje míru zaneprázdnění uživatele během řešení události:

- růžový proužek — nepřítomen,

- modrý plný proužek — zaneprázdněn,

- modrý přerušovaný proužek — nezávazně,

- šedý proužek — volno.

Každou událost v denním zobrazení kalendáře můžeme otevřít a případně také editovat (nejrychleji dvojklikem na vybrané události).

Pokud potřebujeme otevřít prázdné okno pro zadání nové události, dvakrát klikneme na řádek v kalendáři, který svou dobou odpovídá časovému nastavení události. Doba události se pak nastaví automaticky podle řádku, na kterém jsme prázdné okno události otevřeli. Zároveň se také předvyplní den, na který je kalendář nastaven.

Události v kalendáři mohou být různě barevné (vizte obrázek 1.48 Denní zobrazení). Barvy vyznačují různé typy událostí (důležité, zaměstnání nebo například dovolená) a tím usnadňují orientaci v kalendáři. Rozlišit barevně událost lze v editačním okně události.

#### Týdenní zobrazení

Zobrazuje jeden kalendářní týden (včetně soboty a neděle). Události v týdenním zobrazení jsou vyznačeny jako barevné pásky (podle typu události), které obsahují informaci o předmětu a době konání události. Je-li v jednom dni zobrazeno více událostí, jsou řazeny primárně podle typu:

1. Celodenní a vícedenní události — zobrazují se bez časového ohraničení. Je-li v jednom dni nastaveno více celodenních událostí, řadí se abecedně podle předmětu. Celodenní události blíže popisuje kapitola 1.8.4 Celodenní (vícedenní) událost.

2. Časově ohraničené události — opakované události, schůzky, atd. Je-li v jednom dni nastaveno více událostí, řadí se podle nastavení začátku události.

Události stejného typu se řadí sestupně podle naplánovaného času.

Události v tomto typu zobrazení mohou být různě barevně odlišeny. Barvy představují jednotlivé typy událostí a lze je nastavit v editačním okně události — kapitola 1.8.2 Zakládání a editace událostí).

Každou událost je možné pomocí kurzoru myši přesunout na libovolný jiný den v zobrazeném týdnu. Přesunutí události je možné chycením vybrané události kurzorem (po změně kurzoru na čtyři od sebe mířící šipky stisknout levé tlačítko myši) a přetažením na jiné místo v kalendáři.

Poznámka: Přesouvat lze pouze události, které nemají nastavené opakování.

Dnešní den v týdenním zobrazení je odlišen silnějším černým rámečkem.

Pro založení nové události stačí na vybraném dnu dvojitým kliknutím otevřít okno pro zadání události. Událost bude mít automaticky předvyplněno datum dne, na kterém bylo okno otevřeno.

Předchozí nebo následující týden lze zobrazit pomocí posuvníků na liště v pravém horním rohu okna. Po kalendáři se můžeme snadno pohybovat také pomocí navigačního kalendáře umístěného hned vedle posuvníků. Kliknutím na ikonku se otevře přehledný měsíční kalendář. Vybraný den je v kalendáři označen rámečkem. Kliknutím na jiný den v kalendáři se automaticky na tento den přepne i hlavní zobrazení kalendáře. Zpět na dnešní den se lze vrátit tlačítkem Dnes. V levém rohu téže lišty je zobrazen týden, ve kterém se právě pohybujeme.

#### Měsíční zobrazení

Měsíční zobrazení se liší od týdenního pouze v tom, že zobrazuje události celého měsíce.

#### Zobrazení seznamu událostí

Tento typ zobrazení nabízí přehledný seznam událostí, kde každý řádek obsahuje vždy jednu událost a dostupné informace k ní. Události jsou standardně řazeny podle data počátků událostí. V zobrazení seznamu událostí jsou zobrazeny všechny události, které nemají nastaveno opakování.

Tento typ zobrazení může být výhodný zejména při vyhledávání konkrétní události, protože v tomto typu zobrazení lze události libovolně setřídit podle každého sloupce klepnutím na jeho záhlaví. Dalším klepnutím na záhlaví je možno změnit pořadí ze vzestupného na sestupné nebo opačně.

V seznamu se na jedné stránce standardně zobrazuje 20 událostí. Počet zobrazovaných událostí lze změnit v nastavení Kerio WebMailu (vizte kapitolu 1.12.1 Uživatelské nastavení).

Hlavní výhodou tohoto zobrazení je možnost výběru informací, které bude seznam o události zobrazovat. V některých případech je lepší kvůli snadnější orientaci počet sloupců v seznamu zredukovat nebo si vybrat jiné složení informací, jindy zase vyhovuje počet sloupců, respektive informací o události zvýšit. Okno s možností výběru sloupců otevřete kliknutím pravým tlačítkem na záhlaví sloupců. Otevře se kontextové menu obsahující volbu Změň sloupce.

### TIPY

1. Využíváte-li schůzky, je dobré zobrazit sloupec s účastníky kvůli přehledu o pozvaných osobách.

2. Abychom věděli, jak dlouhou dobu trvání mají jednotlivé události, můžeme zobrazit sloupec Doba trvání.

Nastavení sloupců ovlivňuje jak zobrazení seznamu událostí, tak zobrazení seznamu opakovaných událostí.

Seznam událostí má nastavitelnou šířku sloupců. Pro rozšíření nebo zúžení sloupce stačí v záhlaví tabulky na rozhraní dvou sloupců stisknout levé tlačítko myši a táhnout kurzorem podle potřeby buď vpravo nebo vlevo.

#### Zobrazení seznamu opakovaných událostí

Zobrazení seznamu opakovaných událostí se liší od předchozího pouze tím, že zobrazuje pouze opakované události.

### 1.8.2 Zakládání a editace událostí

Událostmi jsou nazývány všechny položky, které zadáváme do kalendáře. K přidávání nových událostí do kalendáře slouží speciální okno pro vytváření a editaci událostí. Toto okno lze otevřít například tlačítkem Nová událost na panelu nástrojů nebo volbou v kontextovém menu (klikneme pravým tlačítkem myši kdekoli na hlavním panelu kalendáře).

Speciálním typem události je schůzka. Je to událost, na kterou jsou pozvány další osoby (účastníci schůzky). Jak vytvořit schůzku popisuje sekce 1.8.6 Schůzky.

Některé události a schůzky se periodicky opakují. Rozhraní Kerio WebMail umožňuje pomocí speciálního okna nastavit periodicitu události. Po nastavení opakování dané události se promítne do kalendáře tolikrát, kolik výskytů nastavíme. Bližší popis této možnosti najdeme v kapitole 1.8.5 Opakovaná událost.

#### Nastavení události

Pro nastavení základních parametrů každé události slouží záložka Nastavení (vizte obrázek 1.49 Nastavení události):

Obrázek 1.49. Nastavení události

Předmět

  Důvod časové rezervace. Tato položka bude po uložení události zobrazena na stránce kalendáře, proto by měl být text co nejvýstižnější a nejkratší.

Umístění

  Místo konání události.

  Používáte-li ve vaší společnosti plánování zdrojů, kliknutím na tlačítko Místnosti se zobrazí k výběru všechny místnosti, které lze rezervovat.

Popisek

  V menu je možné nastavit typ události. Typ události symbolizuje také barva vedle popisku. Stejnou barvou bude událost vyznačena v kalendáři.

Začátek

  Nastavení začátku události.

Konec

  Nastavení konce události.

Celý den

  Pokud zaškrtneme volbu Celý den, události nebude možné nastavit počáteční a koncový čas. To znamená, že událost bude sice probíhat celý den, ale nadále je možné zapisovat k tomuto dni další události. Klasickým příkladem celodenní události jsou například výročí svatby, narozeniny, dovolená, služební cesta, atd.

Připomenutí

  Připomenutí je speciální funkce rozhraní Kerio WebMail, která umožňuje aktivní připomenutí události. Pokud má událost nastaveno připomenutí, otevře se na obrazovce v nastavený čas pop-up okno, které upozorňuje na blížící se událost nebo události (může jich být více). Výchozí doba připomenutí je nastavena na 15 minut. Je ovšem možné v rolovacím menu nastavit dobu jinou. Připomenutí můžete zrušit odškrtnutím volby v editačním okně události.

  Připomínka události (vizte obrázek 1.50 Připomínka) se objeví formou upozorňujícího okna se seznamem událostí, které mají být v tuto dobu připomenuty. Každý řádek obsahuje předmět události a čas zbývající do začátku události.

  Poznámka: Kromě událostí zobrazuje stejné připomínkové okno také položky ze složky Úkoly. Někdy okno může obsahovat události i úkoly společně v jenom okně, pokud mají nastavený stejný čas připomenutí.

  Události můžeme prodloužit interval příštího připomenutí. To je výhodné zejména tehdy, pokud nemáme čas událost hned řešit. V menu v dolní části okna nastavíme optimální dobu opětovného připomenutí (od pěti minut do dvou týdnů) a stiskneme tlačítko Připomenout znovu.

  Kromě toho lze přímo z připomínkového okna událost dvojklikem otevřít a podívat se na její podrobnosti.

  Obrázek 1.50. Připomínka

  Tlačítka Zruš vše/Zruš vybrané umožňují okamžité zrušení všech připomínek/jedné připomínky. Zrušená připomínka se již nebude připomínat, pokud událost neobsahuje opakování.

  ### Upozornění

  1. Připomínkové okno je funkční pouze v případě, že je spuštěný Kerio WebMail.

  2. Připomínky se zobrazují pouze v případě, že jsou nastaveny událostem nebo úkolům ve výchozích osobních složkách Kalendář a Úkoly (standardní složky, které se automaticky vytvářejí při zakládání uživatelského účtu). Vytvoříme-li si další složky typu kalendář a úkoly, připomínky se nebudou zobrazovat.

Zobrazit jako

  Položka umožňuje zadat stav, ve kterém se uživatel při plnění události bude nacházet. K dispozici jsou čtyři stavy: volno, nezávazně, zaneprázdněn a nepřítomen. Zadání stavu je výhodné zejména v případě, že pro plánování a komunikaci využíváte Free/Busy server (této problematice se více věnuje kapitola 1.8.6 Schůzky).

Soukromé

  Volba Soukromé slouží ke skrytí události v případě, že kalendář sdílíme dalšímu uživateli nebo uživatelům. Události označené jako soukromé se dalším uživatelům nebudou zobrazovat (více vizte kapitolu 1.8.3 Soukromá událost).

Komentář

  Ke každé události je možné napsat libovolný komentář, například podrobnosti události nebo seznam věcí, které budu potřebovat k jejímu vyřešení.

Kategorie

  Položka Kategorie může být užitečná pouze v případě, že využíváte zároveň s webovým rozhraním také aplikaci MS Outlook s nainstalovaným Kerio Outlook Connectorem. Pomocí nástrojů v této aplikaci lze zobrazovat události rozřazené podle jednotlivých kategorií.

  Tlačítkem Kategorie otevřeme stejně pojmenované okno se seznamem obsahujícím standardní kategorie. Pokud jejich rozsah nepostačuje, můžeme též vytvořit kategorie nové, přesněji vyhovující našim požadavkům.

### 1.8.3 Soukromá událost

Událost nazýváme soukromou, pokud jí přidělíme speciální vlastnost Soukromé. Tato vlastnost zajišťuje, že pokud nasdílíme kalendář jinému uživateli, potom tento uživatel v přihlášeném kalendáři naše soukromé události neuvidí, respektive neuvidí žádné podrobnosti k takovým událostem. Také nebude moci soukromé události nijak měnit ani je mazat. Uvidí je pouze jako položku v kalendáři, která místo předmětu bude obsahovat text Soukromá událost. Jediný údaj, který uživatel může o soukromé události zjistit, je doba, na kterou je událost naplánována.

Poznámka: Ve Free/Busy kalendáři se bude nastavená doba i míra zaneprázdnění soukromé události normálně zobrazovat.

Soukromou událost lze založit následujícím způsobem:

1. Otevřeme okno Nová událost.

2. Vyplníme všechny relevantní informace.

3. V první záložce nazvané Nastavení zaškrtnete volbu Soukromé umístěnou v pravém dolním rohu záložky (vizte obrázek 1.49 Nastavení události).

4. Změnu uložíme tlačítkem Uložit a zavřít.

### Upozornění

Soukromé události se chovají jako soukromé pouze v případě, že tuto vlastnost podporuje klient, ve kterém je kalendář se soukromými událostmi prohlížen. V ostatních klientských aplikacích bude možno události plně prohlížet i editovat, pokud má uživatel ke složce nastavena příslušná přístupová práva. Což znamená, že data v soukromých událostech nejsou nijak významně chráněna.

### 1.8.4 Celodenní (vícedenní) událost

Celodenní událost je speciální typ události, kterou je vhodné použít například tehdy, pokud jedeme na celý den (nebo i více dní) na služební cestu, nebo pokud si chceme poznamenat něčí narozeniny.

Celodenní událost trvá 24, 48 atd. hodin a je ohraničena pouze datem. V kalendáři je vždy zobrazena nad ostatními časově ohraničenými událostmi mimo denní rozvrh (vizte obrázek 1.51 Události v měsíčním zobrazení kalendáře). Mimo denní plán je tento typ události vyřazen z toho důvodu, že do denního plánu je možno dále přidávat ostatní typy časově omezených událostí. Celodenní události nemají definován počáteční ani koncový čas.

Celodenní událost nastavíme tak, že v editačním okně události (vizte obrázek 1.49 Nastavení události) zaškrtneme volbu Celý den.

Celodenní událost se v různých časových zónách neposunuje, protože se váže se na nastavené datum, ne na čas. To znamená, že pokud nastavíme celodenní událost na 24. prosince 2006, bude se událost ve všech časových pásmech zobrazovat 24. prosince 2006. O chování událostí v různých časových zónách se dozvíte více v kapitole 1.14 Časové zóny.

Obrázek 1.51. Události v měsíčním zobrazení kalendáře

#### Vícedenní událost

Vícedenní událost lze nastavit stejným způsobem jako celodenní, jen je potřeba do polí Začátek a Konec v editačním okně události zadat příslušný rozsah dní.

Ideálními příklady vícedenních událostí jsou vícedenní služební cesty nebo dovolená.

Poznámka: Vícedenní událost lze vytvořit i takovým způsobem, že nezaškrtneme volbu Celý den, ale pouze nastavíme datum události na více dní. Jediným rozdílem v zobrazení takto založené události bude, že pokud hodně cestujeme a měníme časové zóny, bude tato událost podle aktuální časové zóny posunuta. O chování událostí v různých časových zónách se dozvíte více v kapitole 1.14 Časové zóny.

### 1.8.5 Opakovaná událost

Pro periodicky se opakující události je možné nastavit režim opakování. Tento režim umožňuje například nastavení pravidelné firemní schůze nebo středeční partie šachů s přáteli. Do kalendáře stačí zadat událost pouze jednou a nastavit její automatické opakování. K tomuto účelu slouží dialog, který otevřeme kliknutím na tlačítko Opakování umístěné vlevo nahoře v okně pro editaci události.

Opakování může být nastaveno v různých intervalech — denně, týdně, měsíčně nebo ročně. Zároveň lze přednastavit rozsah každého opakování — neomezeně, ukončení po určitém počtu výskytů události nebo ukončení ke konkrétnímu datu. Uživatel musí pouze vhodně zkombinovat interval a rozsah opakování.

Obrázek 1.52. Opakování události

Rozsah opakování

  Podle potřeb lze nastavit rozsah opakování.

  - Neomezeně — událost bude opakována po neomezenou dobu (výhodné v případě narozenin, výročí, atd.).

  - Ukončit po ... výskytech — po vymezeném počtu výskytů se opakování přestane provádět.

  - Ukončit dne — počet opakování bude probíhat v čase vymezeném posledním datem (včetně).

Způsob opakování

  Způsobů opakování je několik (denní, týdenní, měsíční a roční). Každý způsob opakování obsahuje vlastní nastavení v pravé části dialogu.

### 1.8.6 Schůzky

Schůzka je zvláštní typ události, ke které můžeme připojit e-mailové adresy dalších osob (účastníků). Po založení schůzky a připojení adres můžeme na tyto adresy rozeslat speciální zprávy, kterým říkáme pozvánky. Pozvánky informují účastníky o důvodu, době a místě konání schůzky. Pozvánka dále obsahuje speciální tlačítka pro přijetí nebo zamítnutí schůzky.

Po přijetí/odmítnutí schůzky účastníkem se pozvánka doručí zpět organizátorovi schůzky. Organizátor má takto možnost dozvědět se, zda daná osoba na schůzku přijde nebo ne.

Účastníkům mohou být také rozesílány aktualizace schůzky, pokud zakladatel schůzku zásadním způsobem změní.

Kromě samotného vytváření schůzek obsahuje Kerio WebMail nástroje pro plánování schůzek. Pokud přidáváme účastníky, kteří také využívají účet v Kerio MailServeru, potom je možné schůzku naplánovat s ohledem na to, kdy má daný účastník volno ve svém kalendáři.

#### Založení nové schůzky

Schůzku lze založit obdobným způsobem jako událost. Stačí jednoduše otevřít okno pro editaci události a vyplnit příslušné údaje v záložce Nastavení (bližší popis najdeme v kapitole 1.8.2 Zakládání a editace událostí). Potom je třeba vytvořit seznam účastníků, kteří se schůzky zúčastní. K tomuto účelu slouží druhá záložka s příhodným názvem Účastníci.

Záložka Účastníci standardně obsahuje pouze naše jméno (jméno organizátora schůzky). Každé další jméno lze do seznamu doplnit pomocí tří tlačítek umístěných pod seznamem účastníků (vizte obrázek 1.53 Účastníci schůzky). Během vytváření seznamu si můžeme vytvořit několik typů účastníků:

- Povinný účastník — jako povinného účastníka bychom měli nastavit každého, jehož přítomnost je na dané schůzce nezbytná nebo velmi důležitá. Pozvánka tento údaj obsahuje, takže účastník při rozhodování o přijetí nebo zamítnutí schůzky bude vědět, zda je jeho účast na této schůzce nutná nebo není.

- Nepovinný účastník — jako nepovinného účastníka označíme každého, kdo by se měl na schůzku dostavit podle vlastního uvážení.

- Zdroj — toto je speciální typ účastníka. Co jsou zdroje, a jak je lze rezervovat, se dozvíte v samostatné sekci 1.8.7 Zdroje.

Posledním typem účastníka je její organizátor. Toho ovšem systém nedovolí nijak měnit. Je to osoba, která schůzku založila.

Kromě typů účastníků je můžeme rozlišit také na ty, kterým pozvánku odešleme, a kterým nikoliv. Vlastně můžeme vytvořit i takovou schůzku, ze které žádné pozvánky rozesílat nebudeme. Standardně je ovšem odesílání pozvánek a aktualizací schůzky povoleno.

Nyní si popíšeme postup, jak seznam účastníků vytvořit:

Obrázek 1.53. Účastníci schůzky

1. Účastníky můžeme do seznamu přidat pomocí dvou tlačítek, která jsou umístěna pod seznamem (vizte obrázek 1.53 Účastníci schůzky):

   - Tlačítka Účastníci a Zdroje otevřou standardní dialogy pro vyhledávání v kontaktech (obrázek 1.54 Vybrat). Zde je možné vyhledat a vybrat adresy účastníků nebo zdrojů, které obsahují složky s kontakty.

     Dialog obsahuje následující položky:

     Obrázek 1.54. Vybrat

     Složka

       Menu obsahuje výběr všech složek s kontakty, které obsahuje poštovní schránka (to se týká i veřejných a přihlášených kontaktů).

     Hledat

       Do pole lze zapsat řetězec, podle kterého budou vyhledány všechny adresy, které zadanému řetězci vyhovují. Jako řetězec stačí zadat několik prvních písmen jména, příjmení nebo uživatelského jména (emailová část adresy umístěná před zavináčem). Na velikosti písmen při vyhledávání nezáleží.

     Ze seznamu lze vybrat buď jednu nebo více adres (pomocí myši přes klávesu `Ctrl`) a přidat vybrané adresy do seznamu účastníků pomocí tlačítek Povinný účastník, Nepovinný účastník a Zdroj, která jsou umístěna pod seznamem.

     Poznámka: Adresu můžeme do seznamu účastníků doplnit i pomocí dvojkliku na vybraném kontaktu. Adresa se v dialogu vyhledávání kontaktů doplní do řádku, který je aktivně označen. Na obrázku 1.54 Vybrat je to řádek Povinný účastník. Aktivní řádek poznáme podle toho, že název tlačítka (Povinný účastník, Nepovinný účastník nebo Zdroj) před řádkem je zobrazen tučným písmem. Změnit aktivní řádek je jednoduché. Stačí do volného pole kliknout kurzorem.

     Po výběru všech potřebných adres je třeba celé nastavení uložit tlačítkem OK. Poté se okno zavře a v seznamu účastníků se objeví všechny vybrané adresy. Podle toho, zda byly vybrány jako povinný účastník, nepovinný účastník nebo zdroj se před adresou objeví různě barevná ikonka účastníka. Roli účastníka lze v seznamu účastníků kdykoli změnit (vizte obrázek 1.55 Výběr statutu účastníka)

   - Tlačítko Přidat umožňuje ruční doplnění účastníků do seznamu. To může být rychlejší způsob, pokud si pamatujeme e-mailovou adresu účastníka. Tlačítko Přidat použijeme také v těch případech, kdy nemáme adresu účastníka v žádné složce s kontakty.

     Tlačítko Přidat není aktivní, dokud je v seznamu alespoň jeden volný řádek pro přidání další adresy. Jakmile je i poslední volný řádek vyplněn nějakou adresou, tlačítko se aktivuje, aby bylo možné přidat další volný řádek.

2. Pokud v seznamu chceme nastavit nebo změnit typ účastníka, klikneme na ikonku účastníka a v zobrazeném menu jeho roli změníme (vizte obrázek 1.55 Výběr statutu účastníka).

   Obrázek 1.55. Výběr statutu účastníka

3. Chceme-li nastavit zda se účastníkům mají odesílat pozvánky a aktualizace schůzky, pak stačí kliknout kurzorem na obálku u účastníka a nastavit v zobrazeném menu příslušnou volbu (vizte obrázek 1.56 Odeslání pošty účastníkovi). Nastavit lze pouze ano pro odeslání pozvánky a případných aktualizací schůzky a ne pro případ, že pozvánka odeslána být nemá.

   Obrázek 1.56. Odeslání pošty účastníkovi

Každou schůzku je možné po jejím zadání buď rovnou odeslat účastníkům nebo ji pouze uložit. K tomuto účelu slouží tlačítka Odeslat (Odeslat aktualizaci — toto tlačítko se objeví místo tlačítka Odeslat, pokud byla provedena změna na existující schůzce) a Uložit a zavřít na panelu nástrojů okna pro zadání události.

Poznámka: Zrušit schůzku v kalendáři může pouze její organizátor.

#### Plánování schůzek

Již v úvodu bylo naznačeno, že při zakládání schůzek můžeme využít speciální nástroj pro jejich plánování. Tento nástroj se jmenuje Free/Busy kalendář a jeho využití nám může zakládání schůzek značně zjednodušit. Díky Free/Busy kalendáři můžeme přímo při přidávání účastníků ke schůzce zjistit, zda mají v době schůzky něco důležitého v kalendáři či nikoliv. Můžeme tedy snadno vybrat takové datum a takový čas, kdy mají všichni účastníci schůzky volno. V praxi to znamená, že nám odpadne spousta telefonátů nebo e-mailů při domlouvání termínu schůzky.

Free/Busy kalendář získává informace o účastníkově volném čase z jeho osobního kalendáře. Zakladatel schůzky ovšem může vidět pouze to, kdy je účastník zaneprázdněn a kdy ne. Nemůže vidět, co konkrétně události v jeho kalendáři obsahují.

Free/Busy kalendář se zobrazuje přímo v editačním okně události v záložce Účastníci, která se používá při vytváření schůzek. Free/Busy kalendář se aktivuje v momentě, kdy do záložky doplníme seznam účastníků. Vpravo od seznamu jsou zobrazeny informace Free/Busy kalendáře (vizte obrázek 1.57 Zobrazení volného času účastníků).

Free/Busy kalendář nezobrazuje pouze to, zda je účastník v danou dobu zaneprázdněn nebo ne, ale také jak moc je zaneprázdněn. Míra jeho zaneprázdnění je odlišena barevně. Co která barva znamená, je vysvětleno pod zobrazením Free/Busy kalendáře.

Ve Free/Busy kalendáři se zobrazují všechny schůzky a události, které jsou obsaženy ve výchozí kalendářové složce a ve všech jejích podsložkách. Pokud si nepřejete, aby Free/Busy kalendář zobrazoval některé události (například události z vašeho soukromého kalendáře), potom je třeba vytvořit novou kalendářovou složku mimo větev výchozího kalendáře a jeho podsložek.

### Upozornění

Free/Busy informace se zobrazují jen u účastníků, kteří mají založenu schránku v Kerio MailServeru, tedy pravděpodobně pouze kolegové ve vaší společnosti. V případě externích účastníků zůstane řádek šedý a informace se nezobrazí (to je znázorněno i na obrázku 1.57 Zobrazení volného času účastníků).

Obrázek 1.57. Zobrazení volného času účastníků

Jak můžeme vidět na obrázku 1.57 Zobrazení volného času účastníků, představuje Free/Busy jakousi časovou osu. Každý řádek Free/Busy zobrazuje informace o volném čase jednoho uživatele. Barevně vyznačené části označují dobu, kdy je účastník zaneprázdněn a kdy nikoliv. Důležitou součástí Free/Busy jsou dvě svislé čáry (zelená a červená), které ohraničují dobu schůzky, kterou vytváříme. Při plánování by ideálně do oblasti mezi těmito dvěma čarami nemělo zasahovat žádné z barevných polí. Zelenou i modrou čáru lze po časové ose libovolně posouvat. K tomu slouží pole Začátek a Konec, která jsou umístěna pod časovou osou. Tato pole jsou propojena se stejně nazvanými poli v záložce Nastavení. Takže pokud v jedné ze záložek změníme začátek nebo konec schůzky, pak se datum a čas změní i ve druhé záložce.

Nyní se na Free/Busy podíváme ze strany účastníka. Aby byly Free/Busy informace co nejvíce použitelné, je třeba následující:

- Používat osobní složku Kalendář a zaznamenávat do ní všechny události.

- Při zakládání událostí nezapomenout nastavit míru zaneprázdnění v menu Zobrazit jako (vizte obrázek 1.58 Nastavení míry volného času pro Free/Busy) v editačním okně události.

  Menu Zobrazit jako umožňuje nastavit jednu ze čtyř možností:

  Obrázek 1.58. Nastavení míry volného času pro Free/Busy

  volno

    Ve Free/Busy kalendáři se taková událost vůbec nezobrazí. Položku je dobré nastavit tehdy, když při plnění události můžete být vyrušeni nebo u celodenních událostí typu výročí.

  nezávazně

    Událost se ve Free/Busy kalendáři zobrazí bleděmodrou barvou. Tuto možnost je dobré nastavit zejména u událostí, jejichž časové vymezení lze v případě potřeby změnit.

  zaneprázdněn

    Událost se ve Free/Busy kalendáři zobrazí tmavomodrou barvou.

  nepřítomen

    Událost se ve Free/Busy kalendáři zobrazí růžovou barvou.

Free/Busy kalendář funguje pouze pro uživatele jednoho Kerio MailServeru. U ostatních účastníků se bude zobrazovat šedá barva, protože informace o jejich volném čase nebudou k dispozici.

#### Pozvánky

Co je pozvánka a jak funguje, jsme si vysvětlili již v úvodu. V této sekci se podíváme, jak pozvánka vypadá a co je třeba udělat, když se pozvánka objeví ve vaší poštovní schránce.

Pozvánku od ostatních doručených zpráv poznáme již podle rozdílné ikonky v seznamu zpráv (vizte obrázek 1.59 Potvrzení nebo odmítnutí pozvánky). Po kliknutí na pozvánku a jejím otevření se v těle zprávy zobrazí informace o schůzce a několik tlačítek. Záhlaví obsahuje název schůzky (na obrázku 1.59 Potvrzení nebo odmítnutí pozvánky je to `Porada vedení`). Pod záhlavím jsou umístěny informace o tom, kdy a kde se schůzka bude konat a seznam povinných a nepovinných účastníků schůzky. Pokud je naše jméno zařazeno mezi povinnými účastníky, potom je třeba se schůzky zúčastnit. Pokud je naše jméno mezi nepovinnými, není naše účast nutná.

Obrázek 1.59. Potvrzení nebo odmítnutí pozvánky

Při čtení pozvánky se schůzka automaticky přidá do kalendáře ve stavu „nezávazně“.

Tlačítka umístěná pod informacemi o schůzce umožňují na schůzku rychle odpovědět:

- Přijmout — po stisknutí tohoto tlačítka bude organizátorovi schůzky doručena odpověď, že schůzka byla přijata a v seznamu účastníků se u našeho jména objeví ikonka zeleného zatržítka (stejná jako na tlačítku Přijmout na pozvánce).

- Nezávazně — po stisknutí tohoto tlačítka bude organizátorovi schůzky doručena odpověď, že schůzka byla přijata nezávazně a v seznamu účastníků se u našeho jména objeví ikonka oranžového otazníku (stejná jako na tlačítku Nezávazně na pozvánce).

- Odmítnout — po stisknutí tohoto tlačítka bude organizátorovi schůzky doručena odpověď, že schůzka byla odmítnuta a v seznamu účastníků se u našeho jména objeví ikonka červeného křížku (stejná jako na tlačítku Odmítnout na pozvánce).

Po výběru a stisknutí jednoho z tlačítek se otevře okno pro novou e-mailovou zprávu, kam můžeme ještě dopsat libovolný text — například důvody odmítnutí nebo přijetí pozvánky. Jinak v e-mailu nemusíme nic doplňovat, stačí ji odeslat, protože adresy i odpověď na pozvánku již zpráva obsahuje.

Pozvánka mimo výše popsaných tlačítek obsahuje ještě další nazvané Kalendář. Toto tlačítko otevře zvláštní okno s jednodenním zobrazením kalendáře, které je nastaveno na datum a čas schůzky, aby bylo hned vidět, zda máme v danou dobu volno či nikoliv. Podle kalendáře se také můžeme rozhodnout, zda danou schůzku přijmout či nikoliv.

Po odeslání odpovědi na pozvánku pozvánka zmizí z poštovní složky a daná schůzka, pokud jsme ji akceptovali, se automaticky uloží do našeho osobního kalendáře.

### 1.8.7 Zdroje

Zdroji jsou v Kerio WebMailu nazývány místnosti a zařízení (například projektory, tabule, firemní automobily atd.), která jsou sdílená mezi více osobami. Aby nedocházelo ke zmatkům, je vhodné zavést správu zdrojů, která umožňuje jejich rezervaci na konkrétní dobu. Systém správy zdrojů je zabudován do Kerio MailServeru a v Kerio WebMailu jej lze plně využívat.

Rezervovat zdroje lze pomocí stávajícího kalendářového systému. Rezervace zdroje znamená především založení události. Funguje to velmi podobně jako plánování schůzek, pouze místo účastníků (nebo klidně spolu s nimi) zadáme do záložky Účastníci zdroj, který je založen v systému. Ve Free/Busy kalendáři se zobrazí, zda je zdroj v danou dobu k dispozici či nikoliv (co je Free/Busy kalendář a k čemu slouží schůzky se dozvíte v sekci 1.8.6 Schůzky).

Poznámka: Aby bylo možné zdroj využívat, je třeba jej založit v Kerio MailServeru. Potřebujete-li založit nový zdroj, kontaktujte za tímto účelem svého správce sítě.

#### Plánování zdrojů

Rezervaci zdroje lze provést takto:

1. Otevřete novou událost a v záložce Nastavení vyplňte její předmět.

2. Chcete-li rezervovat místnost, potom klikněte na tlačítko Místnosti a z nabídky vyberte vhodnou položku (vizte obrázek 1.60 Rezervace místností).

   Alternativou je přepnutí se do záložky Účastníci. V ní lze místnost zadat stejným způsobem jako účastníka.

   Poznámka: Pokud si chcete zkontrolovat, zda-li již místnost není rezervována jiným uživatelem, přepněte se do záložky Účastníci a ve Free/Busy kalendáři snadno zjistíte, zda se vaše akce nekryje s jinou.

   Obrázek 1.60. Rezervace místností

   Chcete-li rezervovat zařízení, přepněte se do záložky Účastníci a klikněte na tlačítko Zdroje (vizte obrázek 1.61 Rezervace zdrojů). Dále vyberte příslušný zdroj nebo zdroje z nabídnutého seznamu. K dispozici jsou jak místnosti, tak zařízení. V pravé části dialogu se zobrazují Free/Busy informace o objektu (účastníkovi i zdroji). Je tedy možné se hned dozvědět, zda-li již zdroj není rezervován jiným uživatelem.

Obrázek 1.61. Rezervace zdrojů

Jistě jste si všimli, že na obrázku 1.61 Rezervace zdrojů jsou i další účastníci. Zdroje lze samozřejmě využívat nejen při zakládání běžných událostí, ale také při zakládání schůzek (vizte sekci 1.8.6 Schůzky).

#### Kalendář zdroje

Každý zdroj zadaný v systému disponuje vlastním kalendářem, kde jsou zobrazeny všechny jeho rezervace. Kalendář každého zdroje si lze pomocí standardního sdílení přihlásit (princip přihlášení sdílených složek je podrobně popsán v samostatné kapitole 1.11.6 Přihlášení složek).

Běžný uživatel má ke kalendáři zdroje přístup pouze pro čtení. Měnit jeho události nebo je dokonce mazat smí pouze správce zdrojů. Funkce správce zdroje je popsána v následující sekci.

#### Správa zdrojů

Někdy se stane, že je potřeba zdroj zarezervovat nutně i přes to, že si ho již někdo jiný rezervoval, nebo je třeba provést rezervaci přes telefon. K tomuto účelu byla zavedena funkce správce rezervace, který se o celý systém stará a má přístup ke kalendářům zdrojů. Správce zdrojů má ke kalendářům přístup s právy pro správu kalendářů, takže může všechny učiněné rezervace měnit, mazat a posouvat je v čase.

Jste-li správcem zdrojů, je třeba si pro tuto činnost nejprve přihlásit kalendáře všech zdrojů, které budete spravovat:

1. Ve stromu složek klikněte pravým tlačítkem myši na kořenovou složku a v kontextové nabídce zvolte Přihlásit sdílené složky (vizte obrázek 1.62 Kontextová nabídka kořenové složky).

   Obrázek 1.62. Kontextová nabídka kořenové složky

2. Do pole v dialogu Přihlásit sdílené složky zadejte název zdroje a stiskněte tlačítko OK. Zobrazí se složka Kalendář, kterou si přihlásíte (vizte obrázek 1.63 Dialog pro přihlašování sdílených složek).

   Obrázek 1.63. Dialog pro přihlašování sdílených složek

3. Spravujete-li více zdrojů, přihlaste si jejich kalendáře stejným způsobem.

Po přihlášení se kalendáře jednotlivých zdrojů zobrazí ve stromu složek. V kalendáři zdroje se budou zobrazovat všechny jeho rezervace provedené všemi uživateli. Správce zdroje může na vyžádání změnit dobu rezervace, může přidávat nové rezervace a může je i mazat.

### 1.8.8 Přeposílání událostí

Kerio WebMail umožňuje přeposílání událostí v takovém formátu, aby adresát mohl doručenou událost rovnou uložit do kalendáře. Tato vlastnost nás zbavuje nutnosti přepisování údajů události do e-mailové zprávy a následné přepisování údajů do nového editačního okna události, když se e-mail s podrobnostmi dostane k adresátovi.

Kerio WebMail tuto vlastnost podporuje i opačně. Pokud přijmete zprávu s událostí jako přílohou, stačí kliknout na přílohu a událost se otevře ve standardním editačním okně události. Toto okno musí být potvrzeno tlačítkem Uložit a zavřít a událost se uloží do standardní složky Kalendář.

Poznámka: Přejete-li si událost uložit nebo otevřít jako standardní přílohu, klikněte na přílohu pravým tlačítkem myši. Objeví se kontextové menu s možnostmi Otevřít a Uložit.

#### Jak přeposlat událost

Událost lze přeposlat tak, že ji označíme kurzorem a stiskneme tlačítko Přeposlat umístěné na panelu nástrojů kalendáře (kromě tlačítka můžeme použít také volbu v kontextovém menu).

Po výběru události a stisknutí příslušné ikony se otevře editor zprávy, který již automaticky obsahuje přílohu s vybranou událostí.[3] Zprávu dále můžeme doplnit o nějaký vysvětlující text, změnit předmět zprávy a podobně.

[3] Událost je uložena ve formátu iCalendar (`.ics`).

Předchozí | Nahoru | Další
1.7 Kontakty | Obsah | 1.9 Úkoly