5.7 Pravidla pro příchozí poštu
Předchozí | Kapitola 5 Kerio Outlook Connector (Offline Edition) | Další

## 5.7 Pravidla pro příchozí poštu

Kerio Outlook Connector (Offline edition) umožňuje nastavit pravidla pro příchozí poštu. Tato pravidla automaticky třídí nové zprávy podle námi nastavených kritérií. A jak to funguje? Pokud nemáme nastavena pravidla pro příchozí poštu, jsou všechny nové zprávy doručovány do složky Doručená pošta, kde si je můžeme přečíst a posléze je ručně roztřídit do složek, abychom později mohli v případě potřeby danou zprávu snadno nalézt nebo ji smazat, není-li důležitá. Nastavení pravidel pro příchozí poštu celou proceduru zjednodušuje. Podle námi nastavených kritérií je pošta tříděna zcela automaticky. V praxi z automatického třídění vyplývá další výhoda v podobě ušetřeného času. Když máme času málo, přečteme si zprávy ze složek s vyšší prioritou, zatímco odpovědi například na e-maily z konferencí si můžeme nechat na později.

Pravidla pro příchozí poštu si můžeme nastavit v menu Nástroje → Možnosti v záložce Kerio MailServer (vizte obrázek 5.17 Dialog Možnosti — záložka Kerio MailServer). V této záložce stiskneme tlačítko Filtrovací pravidla. Otevře se dialog Filtrovací pravidla, kde lze zakládat nová pravidla nebo existující měnit (více vizte sekci 5.7.1 Vytvoření nebo změna pravidla).

Obrázek 5.17. Dialog Možnosti — záložka Kerio MailServer

### Upozornění

Po instalaci Kerio Outlook Connectoru nebude možné používat standardní dialog MS Outlooku pro správu pravidel příchozí pošty a oznámení (menu Nástroje → Pravidla a oznámení).

### 5.7.1 Vytvoření nebo změna pravidla

Nová pravidla lze založit v menu Nástroje → Možnosti v záložce Kerio MailServer (vizte obrázek 5.17 Dialog Možnosti — záložka Kerio MailServer). Klikneme na tlačítko Filtrovací pravidla. Otevře se dialog pro správu pravidel (vizte obrázek 5.18 Dialog Filtrovací pravidla).

Obrázek 5.18. Dialog Filtrovací pravidla

Na pravé straně okna jsou umístěna tato tlačítka:

- Nové — vytvoření nového pravidla (vizte dále).

- Změnit — změna vybraného pravidla (vizte dále).

- Kopírovat — zkopírování vybraného pravidla pod novým názvem. Tato funkce je užitečná, potřebujeme-li vytvořit nové pravidlo, které se od existujícího pravidla liší pouze v detailech.

- Odebrat — smazání vybraného pravidla.

- Změnit skript — úprava zdrojového textu pravidla v jazyce Sieve (jazyk pro popis třídicích pravidel). Tuto funkci doporučujeme používat pouze zkušeným uživatelům, kteří mají s jazykem Sieve zkušenosti.

Pravidla jsou v dialogu zpracovávána směrem shora dolů. To znamená, že je třeba dát si pozor, kam pravidlo umisťujeme, aby se jedna zpráva nechtěně nerozkopírovala do několika složek zároveň. Tlačítky Nahoru a Dolů lze přesunout vybrané pravidlo na požadované místo.

Záložka Pravidla může obsahovat dvě předdefinovaná pravidla, která nelze editovat níže popsaným způsobem. Jsou to pravidla Spam a Mimo kancelář.

Pravidlo Spam zajišťuje přesunutí všech zpráv, které byly serverem rozpoznány jako nevyžádané, do složky Nevyžádaná pošta. Pokud je toto pravidlo vytvořeno, bylo nastaveno administrátorem Kerio MailServeru při vytváření vašeho uživatelského účtu. Toto pravidlo lze nastavit v menu Nástroje → Možnosti v záložce Kerio MailServer. Více se o tomto pravidle a obecně o problematice spamu dozvíte v samostatné kapitole 5.7.3 Pravidlo Spam.

Pravidlo Mimo kancelář zajišťuje automatické odpovědi na e-mailové zprávy v případě, že nemůžeme vyřizovat svou korespondenci. Toto pravidlo si můžeme nastavit sami v menu Nástroje → Možnosti v záložce Kerio MailServer. Popisem pravidla se zabývá samostatná sekce 5.7.2 Pravidlo Mimo kancelář.

Stisknutím tlačítka Nové se otevírá dialog Editor třídicích pravidel, který obsahuje následující sekce:

Obrázek 5.19. Editor třídicích pravidel

1. Vyberte podmínky pro pravidlo — podmínky, které musí e-mailová zpráva splňovat, aby vyhověla tomuto pravidlu. Lze vybrat jednu nebo více z těchto podmínek:

   Kde řádek Komu nebo Kopie obsahuje adresu

     Položka Komu nebo Kopie obsahuje zadaný řetězec (e-mailovou adresu). To znamená, že adresa se bude třídit podle adresy příjemce.

     Příklad použití: Vhodné, pokud je na nás přeposílána pošta pomocí aliasu. Například jsou takto doručovány objednávky na adresu obchod@firma.cz. Všechny zprávy, kterým byla vyplněna zmíněná adresa, se mohou doručovat například do složky Objednávky.

   Kde řádek Od obsahuje adresu

     Položka Od obsahuje zadaný řetězec (e-mailovou adresu).

     Příklad použití: Vhodné v případě, že chceme ukládat nebo přeposílat zprávy od jednoho nebo více uživatelů na jedno místo.

   Kde řádek Komu obsahuje adresu

     Položka Komu obsahuje zadaný řetězec (e-mailovou adresu).

     Příklad použití: Vizte případ Kde řádek Komu nebo Kopie obsahuje adresu.

   Kde řádek Kopie obsahuje adresu

     Položka Kopie obsahuje zadaný řetězec (e-mailovou adresu).

     Příklad použití: Vizte případ Kde řádek Komu nebo Kopie obsahuje adresu.

   Kde řádek Odesílatel obsahuje adresu

     Položka Odesílatel obsahuje daný řetězec. Tato položka bývá často přítomna v automaticky rozesílaných zprávách (e-mailové konference apod.), kde nahrazuje položku Od.

   Kde řádek Předmět obsahuje slova

     Položka Předmět obsahuje zadané řetězce.

     Příklad použití: Vhodné například pro e-maily z konferencí, které mají v předmětu obsažen její název.

     Poznámka: Spamový filtr aplikace Kerio MailServer lze nastavit tak, aby se před předmět zprávy zobrazil výsledek antispamových testů v podobě hvězdiček. Pomocí této vlastnosti mohou být filtrovány nevyžádané zprávy. Jednoduše doplníte počet hvězdiček a zprávy vyhovující pravidlu se podle něj zachovají.

   Kde zpráva má přílohu

     Zpráva obsahuje (alespoň jednu) přílohu.

     Příklad použití: Vhodné použít ve spolupráci s pravidlem Kde velikost zprávy je větší/menší než velikost tehdy, když je na schránce nastavena kvóta a všechny zprávy od nastaveného limitu výše chceme přeposílat do jiného mailboxu, kde máme více volného místa.

   Kde velikost zprávy je větší/menší než velikost

     Velikost zprávy je větší než udaná hodnota. Při specifikaci velikosti lze pro pohodlnější zadání zvolit jednotky: byty (B), kilobyty (KB) a megabyty (MB).

     Příklad použití: Vhodné použít tehdy, pokud je na schránce nastavena kvóta a větší e-maily chceme přeposílat do jiného mailboxu, kde máme více místa.

   Kde zpráva byla detekována jako nevyžádaná

     Nevyžádaná zpráva (spam) je taková zpráva, která v mnoha exemplářích zaplavuje Internet ve snaze vnutit ji uživatelům, kteří takovou zprávu přijmout nechtějí. Proti nevyžádané poště se lze v Kerio MailServeru chránit antispamovým filtrem. Tento filtr do zprávy dosadí speciální položky hlavičky, které obsahují hodnocení zprávy a info o provedených antispamových testech.

   Pro všechny zprávy

     Toto pravidlo bude platit pro všechny příchozí zprávy.

2. Vyberte akce pro pravidlo — výběr akce, která bude provedena se zprávami vyhovujícími podmínce v sekci 1.

   Přesunout zprávu do určené složky

     Přesunutí zprávy do vybrané složky (složku lze vybrat ze seznamu).

   Přeposlat zprávu na adresu

     Přeposlat na zadanou adresu. V tomto případě se již neprovádějí žádné jiné akce.

   Odmítnout zprávu (vrátit odesílateli)

     Zpráva tak nebude uložena do lokální schránky a uživatel se o ní vůbec nedozví.

   Nechat zprávu ve složce Doručená pošta

     Tato akce má smysl pouze při kombinaci s jinou akcí (např. Přesunout, Přeposlat, Odmítnout apod.). Nelze kombinovat s akcí Zahodit zprávu.

   Zahodit zprávu

     Zpráva nebude uložena do žádné lokální složky. Nelze kombinovat s Nechat zprávu ve složce INBOX (tyto dvě akce si navzájem odporují).

   Poslat notifikaci

     Odeslání notifikace (tj. krátké textové zprávy) na zadanou adresu, typicky na mobilní telefon. V případě mobilního telefonu je třeba zadat e-mailovou adresu, nikoliv pouze číslo telefonu — tedy např. `<jan.novak@oskarmobil.cz>`.

     V textu zprávy lze využít tato makra:

     - `$from$` — notifikace bude zobrazovat odesílatele zprávy, respektive adresu z položky From.

     - `$from-name$` — notifikace bude zobrazovat jméno odesílatele zprávy.

     - `$subject$` — notifikace bude zobrazovat předmět zprávy.

     - `$text$` — notifikace bude zobrazovat text zprávy. Zobrazí se maximálně 128 znaků textu. Pro snížení počtu znaků v poli text lze makro zapsat následujícím způsobem: `$text[50]$` (číslo v závorce představuje maximální počet znaků zobrazených v notifikaci).

   Poslat automatickou odpověď

     Odeslání automatické odpovědi zadaného znění. Na každou adresu odesílatele bude automatická odpověď poslána pouze 1 za týden (aby automatická odpověď nebyla na obtíž nebo nevznikla smyčka, jestliže bude automatická odpověď nastavena i na protější straně).

   Přeskočit další pravidla

     Vyhoví-li zpráva tomuto pravidlu, zpracování pravidel se ukončí (na zprávu již nebude aplikováno žádné další pravidlo). Tato funkce umožňuje uživateli vytvářet složitější posloupnosti pravidel pro různé typy podmínek. Vždy je však třeba dát pozor na pořadí pravidel (pravidla jsou zpracovávána shora dolů).

   Poznámka: Notifikace a automatické odpovědi jsou chráněny proti zacyklení. To znamená, že na přijatou notifikaci se již notifikace neposílá a na přijatou automatickou odpověď se již neodpovídá. Rozpoznání, že se jedná o notifikaci nebo automatickou odpověď, se provádí podle speciálních položek v hlavičce zprávy. Detekovány jsou pouze notifikace a automatické odpovědi generované Kerio MailServerem.

3. Popis pravidla — slovní popis funkce pravidla (vytváří se automaticky dle zvolených podmínek a akcí). Zvýrazněné položky jsou interaktivní — kliknutím se otevře dialog pro nastavení dalších parametrů.

   Obrázek 5.20. Výběr osob

   Tlačítko Volby otevírá dialog Možnosti podmínky pravidla vizte výše.

   je

     Položka musí mít přesně tuto hodnotu.

   není

     Položka nesmí mít tuto hodnotu.

   obsahuje

     Položka musí obsahovat tento (pod)řetězec.

   neobsahuje

     Položka nesmí obsahovat tento (pod)řetězec.

   odpovídá

     Položka musí odpovídat tomuto výrazu (výraz může obsahovat znaky `?` a `*` pro nahrazení jednoho nebo více znaků).

   neodpovídá

     Položka nesmí odpovídat tomuto výrazu.

   Obrázek 5.21. Výběr podmínky pro pravidlo

   Poznámka: Je-li nastavena více než jedna podmínka, je nutno zvolit také správný logický operátor (a — musejí platit obě podmínky současně, nebo — musí platit alespoň jedna z obou podmínek).

Příklad: Chceme vytvořit pravidlo zahazující všechny zprávy z domény spam.cz, odkud často přicházejí nevyžádané zprávy (spamy).

1. V první sekci dialogu vybereme podmínku Kde řádek Od obsahuje adresu.

2. Ve druhé sekci zvolíme akci Zahodit zprávu.

3. Ve třetí sekci klikneme na odkaz obsahuje a zadáme název domény `spam.cz`

4. Ve čtvrté sekci zadáme výstižné pojmenování pravidla (např.: Zahazovat všechny zprávy z domény spam.cz).

### 5.7.2 Pravidlo Mimo kancelář

Pravidlo Mimo kancelář umožňuje odesílat automatické odpovědi na všechny doručené zprávy. Použití tohoto pravidla je výhodné tehdy, pokud jsme nemocní nebo odjíždíme na dovolenou. Pomocí pravidla můžeme snadno informovat obchodní partnery a spolupracovníky, že v kanceláři nějakou dobu nebudeme, a že jejich žádosti a problémy vyřešíme až po návratu.

Pravidlo pro nastavení automatické odpovědi lze nastavit v menu Nástroje → Možnosti v záložce Kerio MailServer. Pravidlo lze využít v případě delší nepřítomnosti uživatele. Stačí pouze zaškrtnout volbu Poslat automatickou odpověď Jsem mimo kancelář a napsat komentář, který se použije jako odpověď na doručené zprávy.

### Upozornění

Před zapnutím pravidla Mimo kancelář doporučujeme zapnout pravidlo Spam, aby automatické odpovědi nebyly doručovány spammerům. Pokud pravidlo Spam není zapnuté, dostane se díky odpovědi vaše adresa do rukou spammerům, kteří pouze zkoušeli odesílat spam na náhodně vytvořené adresy. Spammeři se takto dozvědí, že daná adresa je skutečná a začnou na ni posílat mnohem více nevyžádané pošty než doposud.

Poznámka: Pravidlo Mimo kancelář má vyšší prioritu než ostatní pravidla pro příchozí poštu. Obsahuje-li váš filtr příchozí pošty pravidlo, které rozesílá automatické odpovědi, nebude se akce nastavená v tomto pravidle vůbec provádět.

Pravidlo Mimo kancelář obsahuje následující podmínku a akci:

- Podmínka: pravidlo bude použito na všechny příchozí zprávy kromě zpráv doručených z e-mailových konferencí. Automatická odpověď není odeslána ani v případě, že by se jednalo o odpověď na jinou automatickou odpověď (ochrana proti zacyklení zprávy).

- Akce: zadaný text se odešle na e-mailovou adresu každé příchozí zprávy jednou za sedm dní.

Pokud je toto pravidlo zapnuté (je zaškrtnuta volba Nyní jsem mimo kancelář), pak se při každém spuštění MS Outlooku zobrazí dotaz, zda má být automatická odpověď vypnuta (vizte obrázek 5.22 Dotaz na zrušení pravidla Mimo kancelář). Toto chování předpokládá, že pokud spustíme svůj MS Outlook, tak už nejsme mimo kancelář a budeme odpovídat na svou poštu. Zároveň se nemůže stát, že pravidlo zapomeneme po návratu z dovolené vypnout.

Obrázek 5.22. Dotaz na zrušení pravidla Mimo kancelář

### 5.7.3 Pravidlo Spam

Pravidlo Spam může založit buď správce sítě v rámci konfigurace serveru, nebo si ho můžeme nastavit sami. Pravidlo, jak napovídá jeho název, slouží k identifikaci nevyžádané pošty a jejímu automatickému přesunutí do složky Nevyžádaná pošta.

Pravidlo Spam lze konfigurovat v menu Nástroje → Možnosti v záložce Kerio MailServer. Záložka obsahuje sekci Nevyžádaná pošta, která umožňuje zapnout pravidlo Spam a nastavit několik dalších položek týkajících se nevyžádané pošty (vizte obrázek 5.23 Záložka Nevyžádaná pošta):

Obrázek 5.23. Záložka Nevyžádaná pošta

Potvrzovat označení zpráv jako nevyžádaných

  Volba umožňuje zapnout/vypnout varovné hlášení, které se zobrazuje po stisknutí tlačítka Je to spam, které je umístěno na panelu nástrojů.

Automaticky přesouvat podezřelé zprávy do složky Nevyžádaná pošta

  Po zaškrtnutí této volby se veškerá rozpoznaná nevyžádaná pošta bude automaticky doručovat přímo do složky Nevyžádaná pošta.

  Poznámka: Pravidlo Přesouvat spam do složky Nevyžádaná pošta má vyšší prioritu než pravidla pro příchozí poštu. Obsahuje-li váš filtr příchozí pošty pravidlo, které manipuluje se zprávami označenými jako spam, nebude se akce nastavená v tomto pravidle vůbec provádět.

  Volba zároveň umožňuje zadávání e-mailových adres do seznamu důvěryhodných odesílatelů (vizte níže).

#### Důvěryhodní odesílatelé

Abychom se vyhnuli případům, kdy pošta našich obchodních partnerů a přátel bude označena automatickými testy za spam a skončí ve složce Nevyžádaná pošta, můžeme zadat jejich adresy do speciálního seznamu, který testy nebude kontrolován (co jsou automatické testy a jak fungují popisuje kapitola 5.8 Filtr nevyžádané pošty).

Adresy můžeme do seznamu přidat v menu Nástroje → Možnosti v záložce Kerio MailServer (vizte obrázek 5.23 Záložka Nevyžádaná pošta). V této záložce stiskneme tlačítko Důvěryhodní odesílatelé. Otevře se dialog (vizte obrázek 5.24 Důvěryhodní odesílatelé), kde adresy snadno nastavíme:

Obrázek 5.24. Důvěryhodní odesílatelé

Přidat důvěryhodnou e-mailovou adresu ...

  Adresu je třeba zapsat ve tvaru `uzivatel@domena`.

Důvěřovat odesílatelům ve složce kontakty

  Tato volba umožňuje, aby zprávy od uživatelů z výchozí složky s kontakty nebyly testovány antispamovými testy.

  Volba předpokládá, že pokud máme e-mailovou adresu uloženou v kontaktech, nejedná se o spam, ale o zprávu od známé osoby. Výhodou této volby je také ušetření práce při vyplňování výše umístěného seznamu, protože do něj bude třeba zapsat pouze adresy, které neobsahuje výchozí složka Kontakty.

Předchozí | Nahoru | Další
5.6 Poznámky | Obsah | 5.8 Filtr nevyžádané pošty