6.8 Adresáře a kontakty
Předchozí | Kapitola 6 Kerio Outlook Connector | Další

## 6.8 Adresáře a kontakty

### 6.8.1 Vyhledávání v adresářích přes rozhraní MAPI

MS Outlook doplněný o Kerio Outlook Connector umožňuje vyhledávání v Adresáři aplikace Outlook přes rozhraní MAPI. Adresář aplikace Outlook je speciální složka, která umožňuje vyhledávání e-mailových adres při automatickém doplňování adres. S automatickým doplňováním zpráv se setkáváme například, když doplňujeme adresy při psaní nové zprávy. Do řádků Komu:, Kopie:, nebo Skrytá: stačí doplnit prvních několik písmen jména nebo příjmení adresáta a e-mailová adresa se doplní automaticky. Pokud je na zadaný řetězec nalezeno více e-mailových adres, otevře se menu, kde můžeme vybrat jednu z nabízených adres.

Pro snadnější pochopení vyhledávání v adresáři si nejprve vysvětlíme dva základní pojmy:

- Adresář aplikace Outlook — je to speciální složka, ve které MS Outlook vyhledává e-mailové adresy (například při automatickém doplňování adres při psaní e-mailových zpráv nebo při vyhledávání správné e-mailové adresy podle jména nebo příjmení).

  Na rozdíl od složky typu kontakty neobsahuje adresář žádná data kromě jména, příjmení a e-mailové adresy osoby. Adresář je pouze seznam potenciálních příjemců zpráv, schůzek nebo delegovaných úkolů.

- Kontakty — složka s kontakty uživatelů. Tyto složky mohou být osobní, veřejné, nebo je možné přihlásit si složku s kontakty jiného uživatele, který vám ji nasdílí. Každý kontakt (myšlena je jedna položka) obsahuje jméno, příjmení a případné další údaje jako jsou: adresa, telefon, e-mail, nebo třeba datum narozenin. Adresář tyto údaje neobsahuje.

V MS Outlooku lze libovolnou složku s kontakty připojit jako adresář do Adresáře aplikace Outlook. Takže při automatickém doplňování adres nebo při vyhledávání budou brány v úvahu všechny položky (kontakty) z přihlášených složek typu kontakty.

Po připojení složky s kontakty se v adresáři objeví položky: celé jméno a e-mailová adresa všech kontaktů z dané složky. Ostatní položky, které mohou být u kontaktu vyplněny se do adresáře nijak nepromítnou. Vyhledávat v kontaktech například podle data narození nebo podle pracovní pozice není možné.

### Upozornění

Samotné vyhledávání probíhá podle jména a příjmení kontaktu (v kontaktech položka Celé jméno). Není možné vyhledávat podle uživatelského jména nebo e-mailové adresy.

Připojení složky jako adresáře nebude mít žádný vliv na příslušnou složku s kontakty. Kontakty se nijak nezmění ani nebudou nikam přesunuty. Každou složku s kontakty bude možné používat stejně jako doposud — bude možné do ní přidávat další kontakty, mazat je, editovat, atd. Jedinou změnou bude, že po přidání každého nového kontaktu do složky se jméno, příjmení a e-mailová adresa kontaktu promítne také do adresáře.

Vyhledávání v adresáři, jak již bylo řečeno, standardně probíhá v Adresáři aplikace Outlook. Správa Adresáře aplikace Outlook je umístěna v menu Nástroje → E-mailové účty → Zobrazit nebo změnit existující adresáře (vizte obrázek 6.22 Dialog pro správu adresářů).

Obrázek 6.22. Dialog pro správu adresářů

Do Adresáře aplikace Outlook je možné připojit všechny složky s kontakty, ve kterých chceme, aby se automatické vyhledávání provádělo.

Pro připojení složky typu kontakty jako adresáře je třeba nastavit následující:

1. Klikneme na složku s kontakty pravým tlačítkem myši.

2. Zobrazí se kontextové menu, kde vybereme možnost Vlastnosti...

3. Otevře se dialog pro změnu vlastností složky s kontakty. Přepneme se do záložky Adresář aplikace Outlook (vizte obrázek 6.23 Zobrazit složku jako adresář).

   Obrázek 6.23. Zobrazit složku jako adresář

4. Zaškrtneme volbu Zobrazit složku jako Adresář.

5. Nastavení uložíme tlačítkem OK.

### 6.8.2 Vyhledávání kontaktů pomocí adresářové služby LDAP

MS Outlook umožňuje vyhledávání v kontaktech pomocí adresářové služby LDAP. Adresářová služba LDAP zajišťuje vyhledávání informací o osobách (typicky e-mailových adres), případně automatické doplňování adres přímo při psaní.

Kerio MailServer obsahuje vlastní vestavěnou LDAP databázi, kterou je možno k tomuto účelu použít. Je samozřejmě také možné využít jakoukoliv jinou LDAP databázi na úplně jiném serveru, pokud ji máte k dispozici.

Aby mohl MS Outlook přistupovat ke kontaktům uloženým v Kerio MailServeru pomocí adresářové služby LDAP, je třeba správně nastavit adresář pro vyhledávání.

#### Vytvoření LDAP adresáře

Přidat LDAP adresář lze v menu Nástroje → E-mailové účty:

1. Otevře se průvodce založením poštovních účtů a vytváření adresářů (vizte obrázek 6.24 Průvodce založením nového účtu/adresáře — přidat nový adresář). Ze čtyř možností vybereme volbu Přidat nový adresář.

   Obrázek 6.24. Průvodce založením nového účtu/adresáře — přidat nový adresář

   Stiskneme tlačítko Další.

2. Druhý krok průvodce nám nabízí dva typy adresáře, z nichž vybereme volbu Adresářová služba v Internetu (LDAP).

   Stiskneme tlačítko Další.

3. Třetí krok umožňuje zadání základních údajů, pomocí kterých je možné se připojit k příslušné LDAP databázi (vizte obrázek 6.25 Průvodce založením nového účtu/adresáře — nastavení adresářové služby):

   Obrázek 6.25. Průvodce založením nového účtu/adresáře — nastavení adresářové služby

   Informace o serveru

     DNS jméno (např. `mail.firma.cz`) nebo IP adresa (např. `192.168.1.10`) počítače, na němž je Kerio MailServer spuštěn.

   Přihlašovací informace

     Údaje pro přihlášení uživatele k LDAP serveru (shodné se jménem a heslem pro poštu). LDAP server v Kerio MailServer nepodporuje anonymní přístup — vždy je vyžadováno přihlášení uživatele.

4. Tlačítko Další nastavení, které je umístěno v dialogu vpravo dole (vizte obrázek 6.25 Průvodce založením nového účtu/adresáře — nastavení adresářové služby) obsahuje další možnosti nastavení adresářové služby. Dialog je složen ze dvou záložek:

   Připojení

     V záložce Připojení můžeme nastavit zabezpečení komunikace protokolem SSL a číslo portu. Standardně je celá záložka nastavena na výchozí hodnoty, takže pokud to není nutné, nijak je neupravujte.

     V případě, že je služba LDAP spuštěna na serveru na nestandardním port (zjistíte u svého správce sítě), potom je třeba číslo portu změnit.

     Číslo portu měníme také v případě, že chceme nebo musíme při komunikaci používat SSL šifrování. Standardním portem pro zabezpečenou verzi služby LDAP je port 636 (vizte obrázek 6.26 Služba Microsoft LDAP Directory — Připojení).

     Obrázek 6.26. Služba Microsoft LDAP Directory — Připojení

   Hledat

     V záložce Hledat můžeme nastavit Výchozí bod hledání.

     Obrázek 6.27. Služba Microsoft LDAP Directory — Hledat

     Chceme-li mít přístup do všech vlastních a přihlášených sdílených i veřejných složek, ponecháme ji buď prázdnou nebo do položky zadáme:

     `fn=ContactRoot`

     Bližší specifikací prohledávané větve LDAP databáze můžeme omezit vyhledávání pouze na určité složky. Jednotlivé možnosti budou vysvětleny na následujících příkladech:

     - `cn=jnovak@firma.cz,fn=ContactRoot`

       budou prohledávány pouze složky kontaktů uživatele `jnovak@firma.cz`

     - `fn=personal,fn=ContactRoot` budou prohledávány pouze složky kontaktů uživatele, který je na LDAP server přihlášen. Tato volba je v podstatě shodná s předchozí, rozdíl je však v tom, že není nutné vypisovat jméno (resp. e-mailovou adresu) příslušného uživatele. Toto lze s výhodou použít např. při hromadné konfiguraci více klientů nebo v obecném návodu, jak si mají uživatelé své klienty nastavit, apod.

     - `fn=public,fn=ContactRoot`

       budou prohledávány pouze veřejné složky kontaktů

     - `fn=Contacts,cn=jnovak@firma.cz,fn=ContactRoot`

       bude prohledávána pouze složka `Contacts` uživatele `jnovak@firma.cz`

     - `fn=Public Folders,fn=public,fn=ContactRoot`

       bude prohledávána pouze veřejná složka `Public Folders`

     Po všech příslušných nastaveních stiskneme tlačítko OK, kterým nastavení uložíme a v průvodci se tlačítkem Další posuneme k závěrečnému kroku průvodce.

5. Celé nastavení uložíme tlačítkem Dokončit.

Poznámka: Celé nastavení je prováděno v MS Outlook 2003. Nastavení na starších verzích se mohou mírně lišit, ale vždy je najdete v menu Nástroje → Účty.

### 6.8.3 Přeposílání kontaktů

Pro přeposílání kontaktů jiným uživatelům doporučujeme používat speciální formát vCard (Akce → Předat dál jako vizitku formátu vCard). Pokud příjemce otevře kontakt v klientské aplikaci, která tento formát podporuje (Kerio WebMail, Mozilla Mail a další), může kontakt uložit přímo do složky s kontakty.

Obrázek 6.28. Předat dál jako vizitku formátu vCard

Toto platí i opačně. Pokud MS Outlook přijme zprávu s kontaktem ve formátu vCard, stačí kliknout na odkaz obsažený ve zprávě a kontakt bude automaticky převeden do standardního formuláře pro kontakty.

### 6.8.4 Distribuční seznamy

Kerio MailServer podporuje ukládání distribučních seznamů na serveru. To znamená, že distribuční seznamy založené v MS Outlooku budou k dispozici i v Kerio WebMailu a naopak.

Distribuční seznamy jsou skupiny e-mailových adres, které lze používat k hromadnému odesílání zpráv. Jinými slovy řečeno, do speciálního dialogu v MS Outlooku lze doplnit libovolné e-mailové adresy a uložit je pod společným názvem. Pokaždé, když je třeba odeslat takové skupině e-mail, stačí do položky Komu v okně pro odeslání nové zprávy doplnit název distribučního seznamu místo vyplňování všech jednotlivých adres.

Distribuční seznamy jsou výhodné tehdy, když častěji posíláte zprávu více stejným adresátům najednou. Může to být například skupina, se kterou se pravidelně domlouváte na tom, že si půjdete zahrát nějaký sport nebo třeba skupinka podřízených v zaměstnání (pokud pro tyto účely nevyužíváte firemní konference nebo skupinové adresy).

Kde a jak vytvořit distribuční seznam a jak s ním pracovat se dozvíte v jakékoliv uživatelské příručce k MS Outlooku.

Předchozí | Nahoru | Další
6.7 Filtr nevyžádané pošty | Obsah | 6.9 Schůzky