1.9 Úkoly
Předchozí | Kapitola 1 Kerio WebMail | Další

## 1.9 Úkoly

Každý den, ať už v zaměstnání nebo doma, plníme rozličné povinnosti. Někdo si všechny takové povinnosti pamatuje, jiný si je píše na lístek a splněné odškrtává. Složky typu úkoly plní elektronickou podobu takových lístků.

Mezi výhody elektronické správy úkolů patří zejména společné umístění pro všechny úkoly nebo automatické vizuální připomenutí, že datum splnění úkolu se blíží.

Úkoly jsou ve složkách uspořádány v přehledné tabulce, kde každý řádek představuje jeden úkol a dostupné informace k němu jako je jeho název nebo třeba přiřazená priorita.

Obrázek 1.64. Úkoly

Složka typu Úkoly se chová stejně jako ostatní složky. Lze ji tedy sdílet, nastavit jako veřejnou nebo naopak úkoly připojit. Více o sdílených a veřejných složkách se dozvíte v kapitole 1.11 Správa složek.

### 1.9.1 Zobrazení seznamu úkolů

V Kerio WebMailu jsou úkoly zobrazeny formou jednoduchého seznamu, který kromě předmětu (názvu úkolu) obsahuje také naplánovaný termín splnění a procentuální i slovní vyjádření stavu, v jakém se daný úkol nachází.

V seznamu se na jedné stránce standardně zobrazuje 20 úkolů. Počet zobrazovaných úkolů lze změnit v Nastavení Kerio WebMailu (vizte kapitolu 1.12.1 Uživatelské nastavení).

#### Řazení úkolů podle sloupců

Jednotlivé sloupce seznamu zobrazují informace ke konkrétním úkolům. Každý sloupec umožňuje řazení úkolů podle informace, která je ve sloupci obsažena. Kliknutím na záhlaví vybraného sloupce se úkoly seřadí vzestupně nebo sestupně (směr označuje šipka u názvu sloupce) podle abecedy, číslic nebo času (záleží na obsahu sloupce).

Poznámka: Při třídění podle předmětu se vždy použije abeceda jazyka, který je nastaven jako preferovaný v Nastavení (záložka Obecné) — více vizte kapitolu 1.12.1 Uživatelské nastavení. To znamená, že pokud máte jako preferovaný jazyk nastavenu třeba angličtinu a předměty budou v polštině, mohou se špatně abecedně řadit předměty, které obsahují národní znaky.

#### Přidávání a odebírání sloupců

Na každém uživateli závisí, jaké informace o úkolu budou zobrazeny. Pro lepší orientaci je možné zredukovat počet sloupců nebo je naopak přidat. Okno Výběr polí otevřete kliknutím pravým tlačítkem na záhlaví tabulky. Kontextové menu obsahuje možnost Změň sloupce. V dialogu pro zobrazení sloupců se zaškrtnuté sloupce obrazí, nezaškrtnuté nikoliv.

#### Nastavení šířky sloupců

Tabulka se seznamem úkolů má nastavitelnou šířku sloupců. Pro rozšíření nebo zúžení sloupce stačí v záhlaví tabulky na rozhraní dvou sloupců stisknout levé tlačítko myši a táhnout kurzorem podle potřeby buď vpravo nebo vlevo.

#### Vyřešení úkolu

Po vyřešení každého úkolu je možné ho v seznamu označit za vyřešený. K tomuto účelu slouží zaškrtávací políčka umístěná před každým úkolem. Po zaškrtnutí úkolu se automaticky nastaví stav dokončeno a datum dokončení se nastaví na den, kdy byl úkol dokončen.

### 1.9.2 Tvorba a editace úkolu

Nový úkol je možné založit pomocí editačního okna. Toto okno můžeme otevřít například pomocí tlačítka Nový úkol na panelu nástrojů. Editační okno obsahuje dvě záložky, kde můžeme nastavit následující parametry:

#### Nastavení úkolu

V záložce Nastavení lze doplnit podrobnosti úkolu:

Obrázek 1.65. Nastavení úkolu

Předmět

  Do této položky zadáme text, který se posléze objeví v seznamu úkolů a také v okně Připomenutí (pokud jsme danému úkolu připomenutí nastavili). Text by tedy neměl být příliš dlouhý a zároveň musí být výstižný.

Umístění

  Místo konání úkolu.

Termín splnění

  Datum, kdy by měl být úkol splněn.

Datum začátku

  Datum začátku úkolu.

Datum dokončení

  Datum značí, kdy byl úkol dokončen.

Stav

  Každý úkol se může v průběhu plnění nacházet v několika různých stavech:

  - Nezahájeno — na úkolu se ještě nezačalo pracovat.

  - Čeká se na někoho dalšího — stav je užitečný tehdy, pokud splnění úkolu závisí i na další osobě nebo osobách.

  - Dokončeno — úkol je splněn a do pole Hotovo se automaticky zapíše `100%`.

  - Probíhá — na úkolu se pracuje. V poli Hotovo lze průběžně doplňovat v procentech, jak velká část úkolu již byla splněna.

  - Odloženo — používá se v případě, že úkol nyní nemůže být splněn, například kvůli činnosti s vyšší prioritou. Zde je dobré nastavit dobu Připomenutí, aby úkol nezůstal v seznamu nesplněn.

Priorita

  Nastavení priority úkolu. V seznamu s úkoly je vysoká priorita označena červeným vykřičníkem a nízká šipkou.

Připomenutí

  Funkce včas upozorňuje na blížící se termín splnění úkolu. Dobu připomenutí lze nastavit dle potřeby na konkrétní den a hodinu. Připomenutí je možno zrušit odškrtnutím volby.

  Připomínka se objeví formou upozorňujícího okna se seznamem událostí a úkolů, které mají být v tuto dobu připomenuty. Každý řádek obsahuje předmět události (úkolu) a čas do dalšího připomenutí.

  Události nebo úkolu můžeme prodloužit nebo zkrátit interval příštího opakování. V menu lze nastavit optimální dobu opakování (od pěti minut do dvou týdnů). Poté je nutno použít tlačítko Připomenout znovu.

  Tlačítka Zruš vše a Zruš vybrané umožňují okamžité zrušení všech připomínek nebo připomínky. Zrušená připomínka se již nebude objevovat, pokud událost neobsahuje opakování.

  ### Upozornění

  1. Připomínkové okno je funkční pouze v případě, že je spuštěný Kerio WebMail.

  2. Pro připomínky jsou v Kerio WebMailu prohledávány pouze základní složky s kalendářem a úkoly (standardní složky, které se automaticky vytvářejí při zakládání uživatelského účtu). Vytvoříte-li si další složky typu kalendář a úkoly, je třeba počítat s tím, že připomínky na úkoly nebudou v Kerio WebMailu funkční. Pokud ovšem doba připomínky vyprší ve chvíli, kdy je otevřen MS Outlook, zobrazí se připomínka ve standardním připomínkovém okně MS Outlooku.

Hotovo

  Procentuální vyjádření stavu úkolu.

Komentář

  Ke každému úkolu je možné napsat podrobnosti.

Kategorie

  Položka Kategorie může být užitečná pouze v případě, že využíváte zároveň s webovým rozhraním také aplikaci MS Outlook s nainstalovaným Kerio Outlook Connectorem. Pomocí nástrojů v této aplikaci lze zobrazovat události rozřazené podle jednotlivých kategorií.

  Tlačítkem Kategorie otevřete stejně pojmenované okno se seznamem obsahujícím standardní kategorie. Pokud jejich rozsah nepostačuje, můžete též vytvořit kategorie nové, přesněji vyhovující vašim požadavkům.

Soukromé

  Položku Soukromé lze využít zejména při sdílení složek. Pokud uživatel nasdílel složku jinému uživateli nebo uživatelům, potom úkoly označené jako soukromé uvidí pouze jejich vlastník (více vizte kapitolu 1.9.3 Soukromý úkol).

#### Spolupracovníci

Každý založený úkol může být zaslán dalším osobám. Důvody mohou být různé. Například může být potřeba informovat o nějakém úkolu svého nadřízeného.

Informace o úkolu budou zasílány dalším osobám, pokud vyplníme záložku Spolupracovníci v editačním okně úkolu (vizte obrázek 1.66 Účastníci úkolu). Záložka Spolupracovníci v podstatě umožňuje vytvořit seznam lidí, kterým bude po vytvoření úkolu odeslán informativní e-mail s podrobnostmi úkolu. Úkol je odeslán jednak při jeho založení, a potom po každé aktualizaci, kterou provedl vlastník úkolu (ten kdo úkol založil). Zpráva je speciálně nastavená tak, že pokud spolupracovník, kterému byl úkol odeslán, použije Kerio WebMail, může úkol uložit přímo do složky s úkoly a zároveň odeslat zprávu s potvrzením nebo odmítnutím úkolu.

Obrázek 1.66. Účastníci úkolu

Adresy spolupracovníků lze do seznamu přidat dvěma způsoby:

- Pomocí tlačítka Vybrat — kliknutí na tlačítko otevře standardní dialog pro vyhledávání v kontaktech. V dialogu je možné vyhledat a doplnit ty spolupracovníky, které máme uloženy v některé ze složek s kontakty.

  Dialog obsahuje následující možnosti nastavení:

  Obrázek 1.67. Vybrat

  Složka

    Menu obsahuje výběr všech složek s kontakty, které obsahuje poštovní schránka (to se týká i veřejných a přihlášených kontaktů).

  Hledat

    Do pole lze zapsat řetězec, podle kterého budou vyhledány všechny adresy, které zadanému řetězci vyhovují. Jako řetězec stačí zadat několik prvních písmen jména, příjmení nebo uživatelského jména (emailová část adresy umístěná před zavináčem). Na velikosti písmen při vyhledávání nezáleží.

  Ze seznamu vyhledaných zpráv lze vybrat buď jednu nebo více adres (pomocí označení kurzorem myši přes klávesu `Shift` nebo `Ctrl`) a přidat označené adresy do seznamu spolupracovníků pomocí tlačítka Spolupracovníci, které je umístěno pod seznamem.

  Poznámka: Adresu lze do seznamu spolupracovníků doplnit i pomocí dvojkliku na vybraném kontaktu.

  Po výběru všech potřebných adres je třeba celé nastavení uložit tlačítkem OK. Poté se okno zavře a v seznamu spolupracovníků se objeví všechny vybrané adresy.

- Pomocí tlačítka Přidat — tlačítko slouží k přidávání dalších řádků pro ruční zadávání spolupracovníků. Ruční přidávání umožňuje především zadávání takových adres, které nejsou uloženy v žádné složce s kontakty nebo které si pamatujeme.

  Tlačítko Přidat není aktivní, dokud je v seznamu alespoň jeden volný řádek pro přidání další adresy. Jakmile je i poslední volný řádek vyplněn nějakou adresou, tlačítko se aktivuje, aby bylo možné přidat další volný řádek.

  Poznámka: V ideálním případě zadejte spolupracovníka ve tvaru:

  `Jméno Příjmení <jmeno@firma.cz>`

  Prakticky však stačí zadat pouze elektronickou adresu.

Po doplnění všech adres a po dokončení vyplnění celého úkolu lze úkol pouze uložit nebo jej odeslat spolupracovníkům. Po doručení a přečtení ho spolupracovníci mohou přijmout nebo odmítnout. Přijetí i odmítnutí se v záložce Spolupracovníci projeví graficky (vizte obrázek 1.68 Přijetí/odmítnutí úkolu)

Obrázek 1.68. Přijetí/odmítnutí úkolu

#### Opakování úkolu

Pro periodicky se opakující úkoly je možné nastavit režim opakování. Okno, které slouží k nastavení opakování lze otevřít ikonkou Opakování umístěnou v horní části editačního okna vybraného úkolu.

Obrázek 1.69. Opakování úkolu

Způsob opakování

  Způsobů opakování je několik (denně, týdně, měsíčně, ročně) a každý má jiné parametry nastavení.

Rozsah opakování

  Podle potřeb lze nastavit i rozsah opakování.

  - Neomezeně — úkol bude opakován po neomezenou dobu.

  - Ukončit po ... výskytech — po vymezeném počtu výskytů se opakování přestane provádět.

  - Ukončit dne — počet opakování bude probíhat v čase vymezeném datem.

### 1.9.3 Soukromý úkol

Soukromé úkoly lze využívat zejména při sdílení složek. Pokud uživatel nasdílel složku s úkoly jinému uživateli nebo uživatelům, potom úkoly označené jako soukromé budou zobrazeny pouze vlastníkovi složky.

Soukromý úkol lze založit následujícím způsobem:

1. Otevřeme okno Nový úkol.

2. Vyplníme všechny relevantní informace.

3. V první záložce nazvané Nastavení zaškrtneme volbu Soukromé umístěnou v pravém dolním rohu záložky (vizte obrázek 1.65 Nastavení úkolu).

4. Změnu uložíme tlačítkem Uložit a zavřít.

### Upozornění

Soukromé úkoly se chovají jako soukromé pouze v případě, že tuto vlastnost podporuje klient, ve kterém je složka se soukromými úkoly prohlížena. V ostatních klientských aplikacích bude možno úkoly plně prohlížet i editovat, pokud má uživatel ke složce nastavena příslušná přístupová práva. Což také znamená, že data soukromých úkolů nejsou nijak významně chráněna.

### 1.9.4 Přeposílání úkolů ve zprávě

Kerio WebMail umožňuje přeposílání úkolů v takovém formátu, aby adresát mohl doručený úkol rovnou uložit do složky typu úkoly. Tato vlastnost nás zbavuje nutnosti přepisování údajů úkolu do e-mailové zprávy a následné přepisování údajů do nového editačního okna úkolu na straně adresáta.

Kerio WebMail tuto vlastnost podporuje i opačně. Pokud nám byla doručena zpráva s úkolem jako přílohou, stačí kliknout na přílohu a úkol se otevře ve standardním editačním okně. Toto okno musí být potvrzeno tlačítkem Uložit a zavřít a úkol se uloží do standardní složky Úkoly.

Poznámka: Přejete-li si úkol uložit nebo ho otevřít jako standardní přílohu, klikněte na přílohu pravým tlačítkem myši. Objeví se kontextové menu s možnostmi Otevřít a Uložit.

#### Jak přeposlat úkol

Úkol lze přeposlat tak, že ho označíme kurzorem a stiskneme tlačítko Přeposlat umístěné na panelu nástrojů složky typu úkoly (kromě tlačítka můžeme použít také volbu v kontextovém menu).

Po výběru příslušného úkolu a stisknutí tlačítka Přeposlat se otevře editor zpráv, který již automaticky obsahuje přílohu s vybraným úkolem.[4] Poté stačí e-mail odeslat.

[4] Úkol je přeposílán ve formátu iCalendar (`.ics`).

Předchozí | Nahoru | Další
1.8 Kalendář | Obsah | 1.10 Poznámky